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Amministratore: Organizzarsi con logiche imprenditoriali

Amministratore: Organizzarsi con logiche imprenditoriali

Uno studio di amministratore di Condominio, per essere efficiente, deve essere – a parere della scrivente – organizzato per aree e settori (contabilità entrate, contabilità uscite, fiscalità, gestione sinistri, acquisizione e cura dei clienti, comunicazione, gestione interventi manutentivi, etc.).

Tale metodo è bene che esista già dal principio – anche se l’amministratore è l’unico operatore – in modo che egli sia già predisposto mentalmente per la crescita strutturale dello Studio, quando impiegherà nuovo personale che andrà a coprire questo o quel determinato incarico.

L’organizzazione per processi. Il CICLO DI DEMING nello studio dell’amministratore di Condominio

Ogni settore dovrebbe avere proprie regole e procedure e ciascun processo (inteso come un insieme di atti posti in successione accomunati da una medesima finalità) segue il metodo noto come il “ciclo di Deming” (PDCA) di cui al grafico qui sotto:

Prima si pianifica l’attività: si determina “chi fa” e “cosa fa”.

Poi si forniscono tutte le istruzioni al soggetto deputato a compiere atti.

Si verifica, con un iniziale affiancamento che il collaboratore abbia compreso le mansioni assegnate.

Infine, lo si lascia operare da solo.

Si sbaglia! Mettiamolo in conto! Il ripetersi delle attività, tuttavia, porterà gradualmente alla riduzione dell’errore fino a che quest’ultimo potrà essere ritenuto ragionevole ed accettabile in una misura tale che il titolare potrà occuparsi di un altro settore.

La struttura della sede

La sede deve essere professionale e nello stesso modo confortevole e lo deve essere sia per chi ci lavora, sia per coloro che chiedono appuntamenti.

Una sede adeguata dovrebbe essere dotata di spazi operativi esclusivi dove ciascun collaboratore può lavorare in completa tranquillità. O perlomeno distanziati in una misura tale che in occasione delle interazioni con terze persone, non ci si dia fastidio.

Così la stanza per il ricevimento che laddove non fosse possibile dedicarne una in via esclusiva a questo scopo, dovrà comunque essere scevra di documenti in vista e dare la sensazione di ordine rispetto della privacy.

Meglio ancora se l’ospite potesse essere accolto nell’area reception ed accompagnato nella sala preposta, nella quale venir messo a proprio agio.

Normalmente un amministratore agli inizi della propria carriera, non può permettersi una sede così strutturata. Una soluzione può essere fornita dalla collaborazione con altri professionisti con i quali dividersi le spese oppure dal coworking, affittando degli spazi in strutture ad hoc, solo per l’occasione come il ricevimento di clienti o fornitori.

La centralizzazione delle operazioni

Elementi fondamentali di uno studio sono i softwares gestionali.

Certamente i più fedeli alleati di un amministratore di Condominio.

Accanto a quello afferente la contabilità (finalizzato prettamente alla costruzione del consuntivo e all’espletamento degli adempimenti fiscali), ci sono anche altri strumenti che consentono di monitorare al meglio le richieste dei condòmini.

I gestionali più evoluti consentono, ad esempio, di aprire per ogni chiamata di un cliente un ticket che viene assegnato ad un responsabile interno (sarebbe bene che l’assegnazione avvenisse sulla base dell’organigramma/funzionigramma come spiegato in un altro mio articolo) oppure ad un manutentore o collaboratore esterno sulla base di istruzioni pianificate preventivamente e che definiscono ogni intervento per ciascun Condominio.

L’indubbia utilità del gestionale è anche di centralizzare le informazioni elaborate, in modo che chiunque dell’ufficio (anche da remoto in un’altra località) possa accedere e visualizzare lo stato di lavorazione della pratica. Questo serve altresì ad evitare che una medesima richiesta venga lavorata da soggetti diversi con possibile confusione e conseguenti oneri.

Formazione interna tra i collaboratori e riunioni di lavoro

Il clima lavorativo all’interno dello studio deve sempre tendere alla serenità che si realizza con la consapevolezza dei propri ruoli e la piena conoscenza dei propri compiti.

Ogni collaboratore sarebbe bene avesse un proprio spazio esclusivo ben distinto e separato, che agevola la concentrazione su quanto gli compete.

La serenità d’animo che si cerca di generare all’interno dello studio, si traduce sempre in una migliore interazione con il cliente in quanto viene da questi percepita e come tale è fonte di rassicurazione.

Per questo dovrebbe sempre essere curata, tra le altre cose (elenco non esaustivo):

  • Formazione continua e diversificata, sia per quanto attiene ai gestionali, che le soft skills tra cui la comunicazione
  • Opportunità di sviluppo e crescita professionale, sulla base del diktat “si cresce insieme, si vince insieme
  • Condivisione degli obiettivi tra responsabili e dipendenti

L’importanza dei collaboratori esterni di studio

Il vantaggio di un amministratore con esperienza, è che lavora già da diversi anni e per questo ha selezionato nel tempo un gruppo di professionisti esterni che aiutano a svolgere più serenamente le varie mansioni.

Tale valore aggiunto certamente manca al neo amministratore e da qui l’importanza di gruppi di colleghi che può trovare all’interno di associazioni o network, con il quale ottenere nominativi utili di professionisti (dall’architetto per le pratiche tecniche, all’avvocato per quelle legali, passando per i manutentori che garantiscono pronti interventi e finendo con il responsabile per la privacy) già provati da altri e quindi affidabili.

Le convenzioni concertate consentono di ottenere servizi a prezzi estremamente concorrenziali senza ridurre in alcun modo la qualità del servizio prestato.

I canali comunicativi con i condòmini

Aderendo al principio per cui “se lavori, ma non lo comunichi, è come se non avessi lavorato”, ritengo che la comunicazione abbia un ruolo fondamentale.

Oggi per fortuna la tecnologia è di grande ausilio sotto questo aspetto: dalle e-mail di gruppo (mantenendo “nascosti” i destinatari per tutelarne la privacy, salvo non diversamente disposto dagli interessati), alle notifiche su appositi dispositivi affissi presso il Condominio, passando poi per le messaggerie attraverso smartphone integrati nei gestionali delle commesse.

Elemento imprescindibile per i condòmini è – neanche a dirlo – la presenza in loco!

Un amministratore dovrebbe organizzarsi in modo tale che dall’efficientamento delle attività, derivi un’ottimizzazione del tempo delle operazioni lavorative, con massimizzazione delle occasioni di sopralluogo presso i Condomini.

Questo serve anche a fornire ai condòmini la presenza del loro rappresentante legale, i quali in questo modo si sentono rassicurati.

Si ringrazia l’Autrice: Anna Maria Vaccarella, Amministratore di Condominio in Roma, certificata UNI 10801/2016

Associata UNICONDOMINIO

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