Nel contesto dello studio di un amministratore di condominio, le iniziative di marketing sono comuni, poiché può emergere spesso l’esigenza di promuovere non solo i servizi propri, ma anche quelli di terze parti. Tuttavia, per condurre questo tipo di attività promozionale, quali normative e linee guida è necessario rispettare?
Promozioni commerciali per i condòmini: come rispettare la privacy?
Per rispettare la privacy nelle promozioni commerciali rivolte ai condòmini, è necessario ottenere anticipatamente il loro consenso.
Secondo l’articolo 6 del GDPR infatti, laddove non vi sia un’altra base giuridica, è lecito trattare i dati personali solo con il consenso espresso dell’interessato, che in questo contesto è il singolo condomino. Dunque, l’amministratore che voglia intraprendere iniziative di marketing conformi alla normativa sulla privacy dovrà predisporre un modulo specifico per raccogliere il consenso dei condòmini a ricevere informazioni di carattere commerciale.
In mancanza di tale consenso preventivo, l’uso di dati come email e numeri di telefono per scopi non autorizzati potrebbe costituire una violazione significativa del trattamento dei dati personali dei condòmini.
Amministrazione e promozioni commerciali: quando non serve l’autorizzazione dei condomini?
Il consenso dei condomini non è necessario per inviare comunicazioni promozionali, a patto che queste riguardino le attività già svolte dall’amministratore nell’ambito del mandato conferitogli e non altre proposte di diversa natura.
Secondo il Considerando 47 del GDPR, infatti, un legittimo interesse del responsabile del trattamento può giustificare il trattamento dei dati personali, purché non si sovrapponga agli interessi o ai diritti fondamentali degli interessati. Questa legittimità deve essere valutata in base alle ragionevoli aspettative degli interessati, che derivano dal loro rapporto con il titolare del trattamento.
Nel caso in questione, per esempio, si potrebbe considerare un interesse legittimo l’invio da parte dell’amministratore di comunicazioni, che riguardano i servizi offerti nell’ambito della gestione condominiale, dal momento che i condòmini possono ragionevolmente aspettarsi comunicazioni di questo tipo.
Secondo il GDPR, invece, la prevalenza degli interessi dell’amministratore rispetto a quelli dei condòmini viene meno se il trattamento dei dati avviene in situazioni in cui l’interessato non può ragionevolmente prevedere ulteriori utilizzi dei propri dati. Per esempio, questo avverrebbe qualora l’amministratore inviasse comunicazioni promozionali completamente estranee al suo ruolo di gestione del condominio. In tal caso, pertanto, sarebbe necessario ottenere il consenso.
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