Dal 1° luglio 2026 entreranno in vigore le nuove Istruzioni della Unità di Informazione Finanziaria (UIF) per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette (SOS), adottate con il provvedimento del 12 gennaio 2026 in attuazione del D.Lgs. n. 231/2007.
L’obiettivo dichiarato è rendere più efficace il sistema della collaborazione attiva, migliorando la qualità delle segnalazioni e rafforzando la capacità dei soggetti obbligati di individuare situazioni realmente riconducibili a fenomeni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.
Per gli amministratori di condominio il cambiamento assume particolare rilievo. Pur non modificando gli obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio, le nuove istruzioni incidono sul modo in cui tali obblighi devono essere adempiuti, privilegiando una valutazione concreta del rischio rispetto all’applicazione automatica di schemi precostituiti.
Cosa cambia rispetto al passato
Occorre innanzitutto chiarire che le nuove istruzioni non introducono ulteriori obblighi di segnalazione, ma ridefiniscono il metodo con cui il professionista deve giungere alla decisione se inoltrare o meno una SOS.
La UIF sottolinea con maggiore forza alcuni principi destinati a guidare l’attività dei professionisti.
Il sospetto deve essere il risultato di una valutazione complessiva
Non è più sufficiente rilevare la presenza di un singolo indicatore di anomalia.
Gli indicatori rappresentano soltanto elementi di attenzione e non producono automaticamente l’obbligo di segnalazione. L’amministratore dovrà invece analizzare il comportamento del cliente nel suo complesso, considerando la natura dell’operazione, il contesto economico, le informazioni disponibili e l’eventuale incoerenza rispetto al profilo del soggetto interessato.
In altri termini, il professionista è chiamato a motivare il percorso logico che conduce alla decisione finale.
La documentazione del processo decisionale assume un ruolo centrale
Uno degli aspetti più innovativi riguarda la necessità di dimostrare il ragionamento seguito durante la valutazione.
Non sarà sufficiente conservare la documentazione dell’operazione. Occorrerà poter ricostruire anche le verifiche svolte, gli elementi considerati e le motivazioni che hanno portato a presentare la segnalazione oppure ad escluderne la necessità.
Questa impostazione rafforza il principio della cosiddetta collaborazione attiva, che costituisce uno dei cardini dell’intero sistema antiriciclaggio.
Gli studi professionali devono rafforzare la propria organizzazione
Le nuove istruzioni dedicano particolare attenzione agli aspetti organizzativi.
Negli studi associati, nelle società tra professionisti e nelle organizzazioni più strutturate diventa essenziale definire procedure interne chiare, individuare le responsabilità dei soggetti coinvolti e disciplinare i flussi informativi necessari affinché le situazioni di rischio possano essere correttamente valutate.
L’organizzazione interna non rappresenta un adempimento meramente formale, ma costituisce uno strumento indispensabile per garantire la qualità delle segnalazioni.
Anche gli studi di minori dimensioni sono chiamati a dotarsi di procedure proporzionate alla propria struttura, nel rispetto del principio di proporzionalità previsto dalla disciplina antiriciclaggio.
Il referente SOS assume una funzione strategica
Tra gli elementi di maggiore interesse figura il rafforzamento del ruolo del referente per le segnalazioni di operazioni sospette.
La nuova disciplina chiarisce funzioni, responsabilità e modalità di coordinamento con il professionista che effettua la valutazione finale.
L’eventuale presenza del referente non determina alcun trasferimento della responsabilità professionale. La decisione sulla segnalazione continua infatti a richiedere un’autonoma valutazione del soggetto obbligato, chiamato ad assumere la relativa responsabilità.
Gli indicatori di anomalia restano uno strumento di supporto
Le istruzioni ribadiscono un principio spesso trascurato nella pratica.
Gli indicatori di anomalia non costituiscono una lista di casi nei quali la segnalazione è automaticamente dovuta.
Essi svolgono esclusivamente una funzione orientativa e devono essere letti insieme agli altri elementi disponibili.
Ne consegue che potranno verificarsi situazioni nelle quali, pur essendo presente uno o più indicatori, la valutazione complessiva non conduca alla presentazione di una SOS. Allo stesso modo, l’assenza di indicatori specifici non esclude necessariamente l’esistenza di un sospetto meritevole di approfondimento.
Le implicazioni per gli amministratori di condominio
Per gli amministratori di condominio le nuove istruzioni rappresentano l’occasione per verificare l’adeguatezza delle procedure interne già adottate.
In particolare, appare opportuno:
- riesaminare il sistema interno di valutazione del rischio;
- aggiornare le procedure dedicate alle segnalazioni di operazioni sospette;
- verificare la corretta tracciabilità delle decisioni assunte;
- programmare attività periodiche di aggiornamento professionale;
- sensibilizzare eventuali collaboratori sulle modalità di individuazione delle situazioni anomale.
L’obiettivo non consiste nell’aumentare il numero delle segnalazioni, bensì nel migliorarne la qualità, assicurando che ogni decisione sia il risultato di un processo valutativo coerente, documentato e proporzionato alle circostanze del caso concreto.
Una cultura della prevenzione più che dell’adempimento
Le nuove istruzioni UIF sembrano segnare un’evoluzione culturale prima ancora che procedurale.
L’attenzione si sposta dall’adempimento formale alla capacità del professionista di comprendere il contesto operativo nel quale agisce, individuando situazioni che possano effettivamente costituire un rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.
Per gli amministratori di condominio ciò significa investire maggiormente nella formazione, nell’organizzazione dello studio e nella documentazione delle valutazioni effettuate. In questa prospettiva, la collaborazione attiva non rappresenta soltanto un obbligo normativo, ma diventa parte integrante della corretta gestione dell’attività professionale.
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