Quando un condominio decide di riunirsi in videoconferenza, l’amministratore può richiedere ai partecipanti di fornire una copia del documento d’identità per verificarne l’identità? Vediamo insieme quali sono le regole e le best practice da adottare per garantire il rispetto della normativa sulla privacy.
È consentito richiedere la copia della carta d’identità prima dell’assemblea online?
Chiaramente, l’amministratore di condominio non ha il diritto di richiedere una copia della carta d’identità ai condòmini per partecipare all’assemblea in videoconferenza. Non esiste, infatti, alcuna norma che stabilisca l’obbligo di esibire un documento d’identità per prendere parte a una riunione online condominiale.
Secondo il principio di minimizzazione previsto dal GDPR, non si possono raccogliere più dati di quelli strettamente necessari per la finalità del trattamento. Inoltre, il Garante della privacy ha chiarito che le informazioni che l’amministratore può richiedere sono solo quelle indispensabili per l’aggiornamento dell’Anagrafe Condominiale, senza la necessità di allegare documenti a supporto delle generalità o dei dati catastali dichiarati (newsletter del Garante n. 387/2014).
Pertanto, è sufficiente che il condòmino comunichi le proprie generalità e sottoscriva l’informativa privacy fornita dall’amministratore, senza la necessità di esibire la carta d’identità. Eventuali dichiarazioni false ricadranno sotto la responsabilità del condòmino stesso, in quanto sostituirsi ad altra persona è un reato punito dall’articolo 494 del Codice Penale.
Quali sono le pratiche corrette per l’assemblea online?
Come detto, il condòmino può firmare l’informativa privacy e inviarla all’amministratore senza dover allegare una copia del documento d’identità. L’amministratore non può quindi pretendere tale documento, e nel caso in cui insistesse, il condòmino può segnalare l’abuso al Garante per la protezione dei dati personali, che potrebbe imporre sanzioni, anche di carattere economico.
Richiedere la copia della carta d’identità violerebbe il diritto alla privacy dei condòmini. Gli amministratori devono essere consapevoli di questa limitazione e rispettare i diritti dei condòmini, accontentandosi delle generalità fornite senza ulteriori richieste documentali.
Il delegato deve esibire la carta d’identità?
Nel caso in cui un condòmino deleghi un’altra persona a partecipare all’assemblea online, l’amministratore ha facoltà di richiedere al delegato di mostrare un documento d’identità per verificarne l’identità. In questo caso si tratta infatti di una persona esterna alla comunità condominiale, con cui l’amministratore non ha rapporti diretti e la cui identità deve essere accertata.
Se un delegato si connette all’assemblea online, l’amministratore può quindi richiedere, oltre alla firma dell’informativa privacy, l’esibizione di una copia del documento d’identità per assicurarsi che la persona collegata sia effettivamente quella delegata a rappresentare il condòmino.
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