L’evoluzione digitale della gestione condominiale rappresenta un fenomeno sempre più rilevante, anche in relazione all’adeguamento delle prassi amministrative agli obblighi normativi in materia di trasparenza e trattamento dei dati personali. Tra le novità più discusse vi è l’istituzione del sito internet condominiale, una misura non obbligatoria ex lege, ma che assume carattere vincolante qualora venga approvata in sede assembleare con la maggioranza prevista dall’articolo 1136, comma 2, del Codice Civile.
L’articolo 71-ter delle disposizioni di attuazione del Codice Civile stabilisce infatti che, a seguito di delibera assembleare, l’amministratore è tenuto a predisporre un portale informatico, accessibile in modalità sicura, tramite il quale ciascun condomino possa consultare o estrarre copia digitale della documentazione relativa alla gestione condominiale.
Tale previsione, seppur orientata all’efficientamento dei processi e alla promozione della trasparenza, implica l’avvio di trattamenti sistematici di dati personali. A questo riguardo, il Garante per la protezione dei dati personali, con il Documento di indirizzo n. 209 del 10 aprile 2025, ha delineato una serie di cautele che devono necessariamente accompagnare l’adozione di strumenti digitali in ambito condominiale.
Tutela della riservatezza e rischi derivanti dalla digitalizzazione delle informazioni condominiali
L’implementazione di un sito web condominiale, pur essendo legittimamente finalizzata alla razionalizzazione della gestione documentale e alla semplificazione del rapporto amministratore-condomino, costituisce un trattamento di dati a elevata intensità. In assenza di idonee misure di sicurezza – come richiesto dall’articolo 32 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) – si espone il condominio a rischi rilevanti in termini di accessi non autorizzati, divulgazioni indebite e compromissione dell’integrità delle informazioni.
L’amministratore è tenuto a valutare preventivamente l’impatto del sito sui diritti e le libertà fondamentali degli interessati, anche mediante una DPIA (Data Protection Impact Assessment), qualora ricorrano le condizioni previste dall’art. 35 GDPR. L’utilizzo di applicativi informatici o piattaforme digitali non conformi agli standard richiesti dalla normativa può determinare violazioni gravi con conseguenti sanzioni.
Determinazione dei contenuti e dei servizi digitali: ruolo deliberativo dell’assemblea
La scelta circa i contenuti accessibili tramite il sito condominiale non può essere rimessa a una decisione unilaterale dell’amministratore, ma deve essere frutto di un’esplicita deliberazione assembleare, la quale dovrà precisare i limiti, le finalità e le modalità di pubblicazione dei documenti. La trasparenza deve essere garantita, ma sempre in coerenza con il principio di minimizzazione dei dati.
Il Garante ha posto l’accento sulla necessità di evitare la pubblicazione indiscriminata di informazioni non strettamente pertinenti, specialmente in relazione a servizi accessori (come forum, chat tra condomini o bacheche digitali), che, se non adeguatamente regolati, rischiano di compromettere la protezione dei dati e l’ordine interno del condominio.
Affidamento della gestione tecnica: profili contrattuali e requisiti professionali
Sebbene in astratto sia possibile che il condominio gestisca autonomamente il proprio portale informatico, nella prassi risulta preferibile – se non indispensabile – ricorrere a operatori esterni qualificati. L’esternalizzazione del servizio richiede tuttavia l’adozione di precisi atti contrattuali, che devono disciplinare con rigore i rapporti tra titolare e responsabile del trattamento, ai sensi degli articoli 28 e seguenti del GDPR.
Il fornitore del servizio dovrà offrire garanzie adeguate sul piano tecnico, organizzativo e giuridico, e l’amministratore sarà tenuto a vigilare costantemente sull’adempimento degli obblighi assunti dal soggetto incaricato, anche attraverso audit periodici e aggiornamenti documentali.
Strategie di conformità e consapevolezza condivisa: la governance del condominio digitale
La transizione verso un modello di gestione condominiale digitalizzato non può prescindere da un cambiamento culturale che coinvolga l’intera compagine condominiale. È fondamentale che ciascun condomino sia reso edotto, in maniera chiara e comprensibile, dei propri diritti in relazione al trattamento dei dati e degli strumenti predisposti per garantirne l’effettivo esercizio.
Occorre predisporre informative puntuali, aggiornare i registri dei trattamenti, nominare eventuali responsabili o sub-responsabili e promuovere iniziative formative rivolte agli amministratori. Solo un approccio sistemico e coerente con i principi di accountability e privacy by design può assicurare una gestione conforme e responsabile.
La protezione dei dati personali nel contesto condominiale non rappresenta un adempimento meramente formale, ma una componente essenziale del buon governo digitale dell’edificio.
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