Come ottimizzare l’uso delle PEC

La differenza di utilizzo di un mezzo o dell’altro sta nel contenuto della comunicazione e un amministratore di condominio dovrebbe essere accorto nel distinguere in quali occasioni utilizzare quale tipo di posta elettronica.

Le e-mail e le PEC (Posta Elettronica Certificata) sono due mezzi di comunicazione che hanno rivoluzionato il modo in cui le persone si scambiano informazioni e documenti. Entrambe offrono vari vantaggi, ma è importante capire le differenze tra le due e come utilizzarle nella maniera più ottimale nella propria routine di lavoro.

Le e-mail sono diventate uno degli strumenti di comunicazione maggiormente utilizzati in tutto il mondo, soprattutto in ambito lavorativo. Permettono di inviare messaggi di testo, allegati, immagini e altri file a destinatari singoli o a gruppi di persone. Queste sono facili da utilizzare e consentono di comunicare in modo rapido ed efficiente. Tuttavia, a differenza delle PEC, le e-mail standard non offrono una certificazione della consegna e una garanzia dell’integrità dei messaggi inviati.

Le PEC, invece consentono di inviare documenti elettronici con valore legale e garantiscono l’integrità, la tracciabilità e la certezza della consegna.

Appare quindi evidente che siano molteplici le occasioni in cui una mail possa bastare, ma per quanto riguarda invece comunicazioni che richiedono traccibilità e/o certezza di consegna quali le convocazioni di assemblea di condominio, è necessario utilizzare la PEC.

Il problema maggiormente riscontrato da chi spedisce centinaia di mail e di PEC come gli amministratori di condominio sta nelle risorse del computer impiegate per immagazzinare il traffico della corrispondenza.

È per questo che Documenti Postali mette a disposizione dell’amministratore un’area riservata con un archivio digitale di tutti i messaggi inviati e di tutte le ricevute di consegna delle PEC, inoltre in caso di mancata consegna per indirizzo errato, cessato o casella piena, il nostro servizio trasforma la PEC in una raccomandata in attesa di una conferma per essere spedita.