Lo scorso 3 dicembre, l’Agenzia delle Entrate ha diffuso la bozza di documento contenente «Modalità di compilazione per la trasmissione delle comunicazioni delle spese attribuite ai condomini per lavori effettuati sulle parti comuni» per l’anno 2025.

Tale bozza bozza introduce aggiornamenti rilevanti su struttura dei record, obblighi documentali, classificazione dei soggetti, gestione delle pertinenze, controlli formali e criteri di accorpamento degli interventi.

Si apre un quadro più complesso che richiede un immediato adeguamento delle procedure di studio.

Tuttavia, è bene precisarlo, il presente commento riguarda una bozza, che potrebbe subire modifiche e – auspicabilmente – semplificazioni nelle versioni successive.

Inquadramento normativo e tecnico delle modifiche

La bozza illustra le modalità di predisposizione dei file contenenti le comunicazioni delle spese attribuite ai condomini, in riferimento a interventi sulle parti comuni pagati nel 2025.

Il documento conferma l’utilizzo di un file ASCII a lunghezza fissa, con struttura articolata in record A, B, C, Y, Z, ciascuno con campi posizionali e vincoli di compilazione specifici .

Gli elementi di novità riguardano in particolare:

• ridefinizione e ampliamento dei campi obbligatori

• estensione dei casi in cui devono essere indicati più soggetti per la stessa unità

• regole più restrittive di accorpamento interventi/edifici

• maggiore rigidità nei controlli formali e nei criteri di coerenza

Nuova classificazione dei soggetti a cui è attribuita la spesa

La bozza introduce una nuova tipologia di codifica, superando quella adottata nelle precedenti annualità, intervenendo sul Record C – Sezione “Dati del soggetto al quale è stata attribuita la spesa”.

Nuovi codici soggetti introdotti prevedono:

• 0 – Proprietario (inclusa nuda proprietà e proprietà superficiaria)

• 1 – Titolare di diritto reale di godimento (usufrutto, uso, abitazione), comunicato dal proprietario

• 2 – Conduttore/comodatario o familiare convivente, comunicato dal proprietario

• 3 – Altro soggetto comunicato dal proprietario

Di conseguenza, l’amministratore dovrà:

• aggiornare la raccolta delle comunicazioni ex art. 1130 c.c. relative all’anagrafe condominiale

• richiedere ai proprietari l’indicazione formalizzata di eventuali soggetti terzi aventi diritto

• registrare sistematicamente diritti reali e personali, pena l’errore in fase di controllo

Soggetti da indicare nelle situazioni particolari (Cessione/sconto)

Se vi sono situazioni particolari = 2 (cessione del credito o sconto in fattura), l’amministratore deve comunicare tutti i proprietari o titolari di diritti, anche se:

• non hanno ceduto il credito

• non hanno ottenuto sconto

• non hanno sostenuto direttamente alcuna spesa

Questo rappresenta uno dei cambiamenti più rilevanti della bozza, con impatto diretto sulla raccolta documentale e sulla gestione delle anagrafiche.

Gestione delle pertinenze: spese da cumulare obbligatoriamente

Per le unità con pertinenze (garage, cantina, posti auto), l’amministratore deve riportare, nei campi importo, la somma delle spese dell’unità principale e delle sue pertinenze.

La comunicazione, tuttavia, non deve contenere i dati catastali delle singole pertinenze, perché la spesa è riportata in maniera unificata.

L’amministratore dovrà, pertanto, eseguire una “somma preventiva” delle spese per categoria catastale, facendo attenzione a non duplicare importi in caso di pertinenze multiple riferite alla stessa unità.

Regole aggiornate per il Superbonus

La bozza specifica che gli importi “spese con bonifico” e “spese con altre modalità” possono essere impostati a zero esclusivamente quando:

• l’intervento ha il flag Superbonus = 2 (110%)

• per ogni record C, il flag “Credito ceduto / sconto” riporta il valore “2“

L’amministratore avrà, quindi, l’obbligo di:

• verificare per ogni condomino l’avvenuto esercizio dell’opzione fiscale

• custodire la relativa documentazione delle opzioni (modello di scelta, comunicazione ENEA/fornitore)

Progressivo intervento ed edificio: obbligo di accorpamento per molte tipologie

Per le tipologie di intervento: 01, 02, 03, 14, 15, 22, 23, 24, 25, 32, gli interventi eseguiti nello stesso anno sul medesimo edificio devono essere accorpati in un unico progressivo.

L’amministratore deve verificare preventivamente, con tecnici e fornitori, se gli interventi rientrano nelle tipologie soggette ad accorpamento. Non è possibile duplicare progressivi riferiti allo stesso edificio per tipologie soggette a univocità.

Parallelamente, il progressivo edificio diventa obbligatorio per le tipologie elencate. Negli altri casi deve essere impostato a 0.

Il progressivo edificio deve essere:

• univoco all’interno del condominio

• mantenuto coerente in tutte le comunicazioni, anche se inviate separatamente

Diventa, pertanto, necessario verificare la corretta attribuzione degli interventi ai singoli corpi di fabbrica.

Obbligo di indicare il Flag Pagamento

Viene richiesto all’amministratore di operare una verifica puntuale degli incassi riferiti all’anno e delle scelte di cessione.

Il campo deve essere valorizzato con:

• 1 se il condomino ha pagato tutto entro il 31 dicembre

• 1 anche se non ha pagato perché ha optato per cessione del credito o sconto, in intervento con Superbonus 110%

• 0 negli altri casi

In concreto, l’amministratore avrà l’obbligo di verificare:

• la data contabile dell’incasso

• eventuali morosità residue

• la corretta imputazione dell’eventuale quota non versata

Abitazione principale: da indicare solo se il dato è disponibile

Il flag relativo all’utilizzo dell’unità come abitazione principale può essere compilato solo se l’amministratore dispone di tale informazione.

Diventa, quindi, opportuno richiedere ai condomini un’autodichiarazione per evitare campi lasciati vuoti senza giustificazione, anche ai fini dei successivi chiarimenti fiscali.

Controlli più stringenti nel software dell’Agenzia

Il software di controllo (Desktop Telematico + modulo specifico) eseguirà:

• controllo di univocità di progressivo intervento + unità + CF soggetto

• verifica della congruità tra importo complessivo e importi attribuiti ai soggetti (con warning in caso di cessione/sconto)

• verifica dell’univocità degli interventi per edificio nelle tipologie soggette a regola univoca

• limite massimo di due interventi tipologie 14/15 con Superbonus differente

• controllo formale dei codici fiscali (P.IVA non ammessa)

• controllo di presenza dei CF in Anagrafe tributaria

Sarà necessario che l’amministratore:

• effettui sempre il controllo formale prima dell’invio

• conservi report e file diagnostici come parte della documentazione fiscale del condominio

Annullamenti e sostitutive: regole più rigide

La bozza ribadisce principi rigidi in tema di:

• annullamento, che sarà possibile solo dopo la ricezione della ricevuta telematica

• comunicazione sostitutiva, che corrisponderà ad una sostituzione integrale del file precedente

• annullamento della comunicazione sostitutiva non ripristina la comunicazione originaria e sarà ammesso esclusivamente per comunicazioni acquisite con esito positivo e non già oggetto di annullamento/sostituzione.

Cosa deve fare subito l’amministratore?

Per prepararsi correttamente alla nuova stagione fiscale, l’amministratore deve:

1. Aggiornare le anagrafiche dei condomini

• Verificare i diritti reali, l’esistenza di contratti di locazione/comodato

• Controllare le comunicazioni dei proprietari

2. Verificare per tempo le informazioni obbligatorie

• assumere le utodichiarazioni circa l’uso dell’immobile quale abitazione principale ovvero secondaria

• acquisire adeguata documentazione circa la cessione/sconto

• controllare lo stato dei pagamenti al 31/12

• avere il dettaglio delle pertinenze e la loro attribuzione

3. Coordinarsi con fornitori e tecnici

• verificare la tipologia lavori eseguiti

• verificare la corretta attribuzione progressivi

• operare gli accorpamenti obbligatori

4. Predisporre una procedura di controllo del file

• introdurre una fase di “controllo formale” pre-invio

• sviluppare la protocollazione interna dei file

• adeguare i sistemi e le procedure di archiviazione ricevute e diagnostici

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