Documenti Postali è il servizio di postalizzazione per l’amministratore di condominio. L’azienda è altamente verticalizzata e il nostro core business è la stampa, imbustamento e consegna della corrispondenza, ma ci occupiamo anche di invii massivi di comunicazioni digitali.
Come funziona il programma?
Il nostro software gode dell’integrazione con i principali gestionali per l’amministrazione di condominio, pertanto il cliente può sfruttare le anagrafiche già presenti nel suo sistema ed effettuare la ripartizione automatica delle fatture.
Dopo aver generato il documento e scelto i destinatari nel proprio gestionale, la distinta viene importata nell’area riservata Documenti Postali, dove è possibile compiere modifiche o semplicemente confermare l’invio. A quel punto i documenti verranno stampati, imbustati e inviati da parte nostra, mentre il cliente potrà consultare il tracking della spedizione dal suo portale.
Di rilievo è il fatto che le distinte possono essere ibride, per cui contenere posta cartacea e digitale, a seconda della preferenza del condomino inserita nel gestionale e anche in questo caso la creazione della distinta, contenente documenti nominali, avviene con pochi click.
Un software su misura
Il software Documenti Postali si adatta alle esigenze del singolo amministratore, dando la possibilità di scegliere copertine con cui rilegare i documenti, loghi a colori da stampare sulle buste e permettendo di aggiungere vari servizi aggiuntivi per rendere più agile la gestione della posta.
Tra questi ci sono: Risposta Sicura, ossia mail tracciabili che danno la garanzia dell’evasione della comunicazione, permettendo anche di generare automaticamente distinte postali cartacee contenenti le e-mail non lette dai condòmini e la Mail di Cortesia, che accompagna le raccomandate riportando al condomino il codice di queste e l’allegato in esse contenuto.
Il nostro software dà anche la possibilità di risparmiare spazio negli archivi: i documenti che attestano l’invio e la consegna della posta possono essere archiviati direttamente nell’area riservata dell’amministratore, pertanto la distinta di partenza con timbro postale, gli avvisi di ricevimento delle raccomandate e le notifiche di avvenuta consegna delle PEC sono consultabili ovunque e in qualunque momento in autonomia dall’utente.
La ricerca di documenti come anche di spedizioni passate è possibile grazie a molteplici filtri che permettono di risalire ad una specifica comunicazione senza necessariamente conoscere tutti i dettagli del messaggio inviato.
L’ultima caratteristica di rilievo del servizio è la campagna premi. Infatti, ad ogni spedizione di posta prioritaria viene riconosciuto un punto ai clienti e cinque per ciascuna raccomandata. La raccolta dei punti permette di scegliere un premio, direttamente dalla propria area riservata.
Dott. Niccolò Salmaso (Communication executive)
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