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Gruppi WhatsApp e Condominio: alcune istruzioni per un corretto utilizzo

Gruppi WhatsApp e Condominio: alcune istruzioni per un corretto utilizzo

L'uso dei gruppi WhatsApp è utile per semplificare le comunicazioni alla collettività condominiale, ma bisogna seguire alcune regole

Nel mondo sempre più connesso di oggi, l’uso di WhatsApp per semplificare le comunicazioni nei gruppi dei condomini può essere paragonato all’aneddoto degli astronauti e della penna spaziale. Si racconta che gli americani abbiano inventato una penna spaziale che può scrivere in assenza di gravità, mentre i russi avrebbero risolto lo stesso problema usando una semplice matita. Questa storia è affascinante, ma anche in gran parte errata. Eppure, può servire come una potente metafora.

WhatsApp può rappresentare un punto di partenza comodo per una comunicazione veloce ai rispettivi condòmini. È importante riconoscere che questa piattaforma potrebbe non offrire il livello di standardizzazione e sicurezza dei dati richiesto per una gestione avanzata. Dal punto di vista del Capability Maturity Model Integration (CMMI), l’uso di WhatsApp nei gruppi dei condomini è da assegnarsi a un livello di maturità CMMI basso, livello 2, focalizzato su una gestione reattiva dei problemi. Nonostante sia una soluzione pratica, può rappresentare un punto di partenza immaturo quando si tratta di processi condominiali strutturati e gestione del GDPR.

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Il consenso prima di tutto

Una delle prime considerazioni è il consenso. È essenziale che i membri del condominio partecipino ai gruppi WhatsApp in modo volontario e consapevole. La creazione di un gruppo chiuso in cui i membri possono aderire solo previa esplicita approvazione rappresenta una soluzione al problema. L’amministratore può gestire con precisione chi ha accesso al gruppo, rispettando la volontà dei condomini.

Inoltre, la trasparenza è fondamentale. I membri dovrebbero essere informati che il loro numero sarà visibile a tutti una volta che aderiranno al gruppo. Questa chiara comunicazione assicura che tutti i condomini siano consapevoli delle implicazioni della loro partecipazione.

Un altro aspetto cruciale riguarda la gestione dei dati personali. La condivisione non autorizzata di dati personali tra i membri può rappresentare un serio rischio per la privacy. È quindi consigliabile creare una lista di distribuzione per gli inviti al gruppo e conservare le risposte ai messaggi esplicativi, in modo da documentare il consenso dei membri e tracciare le adesioni.

L’informativa privacy deve sempre essere disponibile ai soggetti che partecipano a questi gruppi.

WhatsApp può servire come un punto di partenza per semplificare le comunicazioni condominiali, ma è importante riconoscere che questa piattaforma non offra il livello di standardizzazione e sicurezza dei dati richiesto per una gestione condominiale più avanzata. In alcuni casi, potrebbe essere opportuno esplorare alternative più specializzate o applicazioni di gestione condominiale dedicate per garantire una gestione condominiale più avanzata e sicura.

Per una gestione responsabile dei gruppi WhatsApp condominiali

L’uso di WhatsApp per i gruppi dei condomini può essere un’opzione valida, ma solo se viene affrontato con attenzione e responsabilità. La consapevolezza, il consenso, la trasparenza e la gestione dei dati personali sono fondamentali per garantire una comunicazione efficace e rispettosa della privacy tra i membri del condominio.

È importante ricordare che il rispetto delle normative e delle norme vigenti è essenziale per una gestione responsabile dei gruppi WhatsApp condominiali. Utilizzare WhatsApp come una bacheca condominiale virtuale, con attenzione a ciò che viene pubblicato, può contribuire a creare una comunità consapevole e responsabile. L’uso di liste di distribuzione per creare un rapporto di messaggi 1 a 1 può essere un modo efficace per garantire che le informazioni siano indirizzate in modo mirato e che i messaggi raggiungano solo i destinatari pertinenti.

In questo modo, la gestione dei gruppi WhatsApp del condominio unitamente alle liste di distribuzione può essere efficace, sicura e rispettosa delle normative vigenti. WhatsApp rappresenta un punto di partenza comodo, è fondamentale considerare soluzioni più specializzate per una gestione condominiale avanzata che verranno naturali con il crescere nella scala CMMI dello studio. Nel prossimo articolo affronteremo questo strumento e gli effetti stressogeni legati ad esso, una delle ragioni principali perché col crescere nel livello CMMI si abbandona questo strumento.

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©Riproduzione riservata

Matteo Bignami

Autore del Bignamino del Condominio, laureato al Politecnico di Milano, ha partecipato attivamente come docente nei DM140 o corsi di formazione per varie associazioni di settore.

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