La posta elettronica è, oggi, ampiamente utilizzata veramente da chiunque, ma non si può di certo dire che tutti controllino con frequenza il proprio account e-mail. Ormai, i messaggi di posta elettronica sono solo alcune delle dozzine di notifiche che appaiano ogni giorno sugli schermi del nostro smartphone.
Come fare allora per essere sicuri che un destinatario legga la nostra mail?
Documenti Postali ha pensato a Risposta Sicura, ossia una mail tracciabile che non lascia spazio ad equivoci, infatti la posta elettronica viene integrata con quella cartacea, dando la possibilità al mittente che usa questo servizio di spedire in automatico una raccomandata al destinatario che non ha letto la mail.
Descrivere il servizio in così poche parole è riduttivo, considerando che Risposta Sicura è più di una mail e più di una raccomandata.
Infatti, dopo che l’amministratore ha spedito massivamente le mail al condominio, da subito ha a disposizione il tracking della spedizione nella sua area riservata, mentre il condomino riceve la mail.
Una volta aperto il messaggio, il destinatario viene reindirizzato ad un’area in cui può consultare l’allegato della mail e si trova nella stessa finestra due comandi: confermo la ricezione della mail e desidero una copia cartacea del messaggio.
Nel caso in cui il condomino confermi la ricezione, l’amministratore vedrà nella sua area riservata Documenti Postali, tramite il tracking della spedizione, il messaggio come evaso, altrimenti, se il condomino desiderasse una copia cartacea, il mittente vedrebbe una distinta contenente una raccomandata cartacea in attesa di una sua conferma per l’invio. A quel punto Documenti Postali penserà a stampare, imbustare e spedire la raccomandata.
Naturalmente, il servizio di Risposta Sicura non si limita a quanto descritto; le mail che vengono del tutto ignorate dal condomino dopo un numero prestabilito di giorni si trasformano comunque in raccomandate. In questo modo, il mittente è sicuro che, in ogni caso, la sua comunicazione verrà ricevuta e letta dal destinatario.
La soluzione proposta è già ampiamente collaudata e utilizzata da centinaia di amministratori di condominio, che hanno scelto di affidare ad un partner specializzato in posta condominiale la loro corrispondenza con i condomini, in modo da dare valore al proprio tempo e ottimizzare il proprio lavoro e l’organizzazione del proprio studio.
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