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La sottoscrizione digitale dei verbali di mediazione

La sottoscrizione digitale dei verbali di mediazione

La Riforma Cartabia ha introdotto l’obbligo di sottoscrizione con firma digitale dei verbali di mediazione telematica e mista

È indubbio che l’esperienza pandemica abbia accelerato la diffusione e il conseguente utilizzo della tecnologia in tutti gli ambiti lavorativi e della comunicazione, ivi compresa la gestione condominiale e la mediazione. In quel frangente, estremamente delicato e complesso sotto molteplici profili, ci siamo – tutti – adeguati a utilizzare quotidianamente i sistemi di videoconferenza, le chat e la messaggistica istantanea, per rispondere alle richieste di informazioni e chiarimenti dei condomini.

Stante le restrizioni imposte dalla disciplina anti-Covid, anche le procedure di mediazione – non potendo tenersi in presenza – hanno sviluppato sempre l’utilizzo della videoconferenza.

Senza entrare nel merito delle riflessioni circa la diversa efficacia di una mediazione “filtrata” da uno strumento di comunicazione a distanza, che rischia di essere meno funzionale al raggiungimento di un accordo e alla conseguente minore capacità di far riavvicinare le parti, è interessante sviluppare una riflessione sulle innovazioni apportate dalla Riforma Cartabia.

In primissima battuta, chi scrive vuole precisare di essere estremamente convinto che la Riforma Cartabia, introducendo una disciplina generale sulla mediazione telematica, non abbia voluto favorirla, ma – al contrario – abbia inteso procedimentalizzarla tanto da renderla meno praticabile rispetto alla mediazione “in presenza” per i motivi di cui si discuterà.

La mediazione telematica nella Riforma Cartabia

Con la modifica dell’art. 3, c. 4 d.lgs. n. 28 del 2010, il Legislatore ha previsto che «la mediazione può svolgersi secondo modalità telematiche previste dal regolamento dell’organismo, nel rispetto dell’articolo 8-bis».

Con il successivo art. 8-bis, è stata definita una disciplina generale della mediazione telematica, introducendo la possibilità (generalizzata) di svolgere gli incontri con collegamento audiovisivo da remoto.

La Riforma Cartabia, espressamente prevede che gli incontri di mediazione possano svolgersi:

  • in modalità “in presenza”, quando tutti i partecipanti sono fisicamente presenti presso la sede dell’Organismo di mediazione
  • in modalità “da remoto”, quando tutti partecipano agli incontri tramite sistemi di videocollegamento)
  • in modalità c.d. “mista”, quando una parte è presente fisicamente presso l’Organismo di mediazione e l’altra è collegata da remoto

Nessun dubbio, quindi, sulla possibilità di ricorrere – utilmente e legittimamente – alle procedure di mediazione in modalità telematica.

La forma giuridica del verbale di mediazione telematica

Con la Riforma Cartabia è stato fissato un elemento essenziale di chiarezza, che comporta comunque una certa complessità tecnica e procedurale. Ed invero, viene chiarito che tutti gli atti che si formano all’interno del procedimento di mediazione debbano avere la forma (giuridicamente vincolata) del “documento informatico”, che sia “nativo digitale”, nel rispetto delle disposizioni del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Detto atto, potrà successivamente essere trasmesso alle parti a mezzo posta elettronica certificata o con altro servizio di recapito certificato qualificato.

Detto in altri termini, un incontro di mediazione in modalità di videoconferenza si conclude – come le mediazioni in presenza – con un verbale (non è rilevante, in questa sede, il suo contenuto), che deve avere una determinata forma “ab sustantiam”, affinché possa essere ritenuto valido e idoneo a produrre i suoi effetti giuridici.

Laddove la procedura si svolga con modalità telematiche, anche solo per la presenza di una delle parti in modalità di videoconferenza, per espressa previsione normativa, il verbale dovrà essere redatto in modalità digitale tramite un programma di elaborazione dei testi (word processor) e convertito in formato PDF. Quel documento dovrà, quindi, venire sottoscritto digitalmente dalle parti, perché possa esplicare i propri effetti giuridici.

Detta procedura è chiaramente indicata anche dall’art. 8-bis, commi 3 e 4 del D.Lgs. n. 28/2010.

Il “problema” della sottoscrizione digitale

Da quanto sopra, emergono delle evidenti criticità.

In primo luogo, la procedura rischia di essere complessa perché il documento nativo informatico deve essere sottoscritto – in sequenza – da tutte le parti. Gli Organismi dovranno, pertanto, munirsi di sistemi che consentano in automatico di generare un “ciclo di firma” che sia flessibile e assicuri comunque la tracciabilità dello stato di firma, supportando (e non complicando) l’operato del mediatore.

In secondo luogo, tutti i soggetti interessati al procedimento di mediazione devono essere muniti di firma elettronica qualificata (sul dettaglio si rinvia ad altro approfondimento).

Tuttavia, oggigiorno, i soggetti che sicuramente sono muniti di firma elettronica qualificata sono coloro che la utilizzano (o la devono utilizzare) per motivi professionali quali, a titolo esemplificativo:

  • liberi professionisti (avvocati, notai, ragionieri, architetti, ingegneri, geometri)
  • società

Di conseguenza, si rischia di dover escludere la praticabilità della mediazione telematica a causa dell’impossibilità di firmare da parte delle parti private che non possiedono sistemi di firma digitale qualificata, come richiesto dalla normativa.

Invero, tale criticità è superabile ricorrendo alla “delega di firma”, istituto che consente alle Parti di costituire il proprio avvocato quale “procuratore speciale”, conferendogli il potere di firmare la procedura di mediazione in proprio nome e per proprio conto, risolvendo la mancanza di strumento.

©Riproduzione riservata

Avv. Peter Lewis Geti

Via Curtatone e Montanara, 28 - 56126 Pisa (PI) studio@avvocatogeti.com http://www.avvocatogeti.com

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