Il diritto di accesso ai documenti condominiali
L’incarico di Amministratore di Condominio è generalmente riferibile al mandato con rappresentanza, ex art. 1704 c.c. e s.s. anche per espresso rinvio del quindicesimo comma dell’art. 1129 c.c. Pertanto, l’Amministratore, in quanto mandatario dei singoli condòmini ha, in virtù delle disposizioni del mandato, un generale dovere di informazione rispetto ai condòmini come previsto dall’articolo 1712 e 1713 c.c., a mente dei quali rispettivamente: “Il mandatario deve senza ritardo comunicare al mandante l’esecuzione del mandato” e “Il mandatario deve rendere al mandante il conto del suo operato e rimettergli tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato”.
Nell’ambito poi, della specifica norma sul Condominio negli edifici l’Amministratore assolve al proprio obbligo d’informazione, per quanto alla rendicontazione, attraverso la redazione della contabilità sulla base delle specifiche indicazioni ex art. 1130-bis c.c., con la comunicazione degli elaborati contabili (rendiconto consuntivo e bilancio preventivo) all’assemblea annua dei condòmini come previsto dell’articolo 1130 c.c., n 10 “Redige il rendiconto condominiale annuale alla gestione e convoca l’assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni”.
Documentazione condominiale: richiesta
L’art. 1129, comma 2, c.c. prevede che l’Amministratore “contestualmente all’accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell’incarico” debba comunicare “i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri di anagrafe condominiale, il registro dei verbali delle assemblee, il registro di nomina e revoca dell’Amministratore ed il registro di contabilità, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all’Amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata”. L’indicazione delle generalità, del domicilio e dei recapiti, anche telefonici, dell’Amministratore deve, inoltre, essere “affissa sul luogo di accesso al Condominio o di maggior uso comune, agevolmente raggiungibile pure dai terzi” (art. 1129, comma 5, c.c.). In mancanza di Amministratore nominato, ad analoga affissione pubblicitaria, relativa a dati anagrafici e recapiti, è soggetta la “persona che svolge funzioni analoghe a quelle dell’Amministratore” (art. 1129, comma 6, c.c.).
Dovere di informazione
L’omessa, incompleta o inesatta comunicazione dei dati indicati costituisce “grave irregolarità” sanzionata con la revoca dell’Amministratore (art. 1129, comma 12, n. 8, c.c.). Si tratta di un dovere di informazione ex lege che non precede la fase della nomina, e, dunque, di un’informazione non richiesta ai fini di una corretta formazione della volontà assembleare: il dovere informativo in esame non è, in sostanza, relativo a circostanze di cui mettere a corrente i condòmini prima della deliberazione di designazione. L’obbligo di informazione è esigibile, piuttosto, contestualmente all’accettazione della nomina o del rinnovo, e quindi già in fase esecutiva del mandato. Il difetto di una comunicazione completa e veritiera dei dati anagrafici e dei recapiti dell’Amministratore, non relazionandosi ad un obbligo precontrattuale di informazione incombente sul mandatario, non è dunque sanzionato con l’annullamento della nomina, ma identificato come “grave irregolarità”, motivo di possibile revoca (Trib. Napoli 30 gennaio 2025, n. 988).
L’omissione informativa, elevata a causa di rimozione dell’Amministratore, viene, cioè, presuntivamente intesa come condotta che possa pregiudicare o porre in pericolo gli interessi comuni.
Ciò tuttavia lascia supporre che, nonostante la mancata comunicazione dei dati e dei recapiti in sede di nomina, il rapporto di amministrazione si sia regolarmente costituito, producendo per intero i suoi effetti tipici. I dati da fornire all’atto della nomina specificano, così, legalmente l’obbligo di diligenza del mandatario Amministratore, dando contenuto a quella correttezza che è lecito attendersi da qualunque soggetto, consapevole degli impegni e delle relative responsabilità proprie dell’amministrazione condominiale. La comunicazione tempestiva di dati anagrafici e recapiti costituisce, allora, un’attività preparatoria e strumentale, di necessario complemento rispetto al diligente compimento, da parte dell’Amministratore, delle sue attribuzioni. Si noti, in ogni caso, come, nell’esercizio dei suoi poteri di rappresentanza, compresi quelli correlati alla gestione amministrativa del Condominio, quale, ad esempio, la riscossione dei contributi, deve considerarsi altrimenti che l’Amministratore domicili nel luogo od ufficio a ciò specificamente destinato nell’ambito dell’edificio in Condominio.
L’obbligo di comunicare la sede legale e la denominazione della società, che sia Amministratore (art. 1129, comma 2. c.c.), conferma l’attendibilità dell’orientamento giurisprudenziale (Cass. civ. sez. 23 gennaio 2007, n. 1406; Cass. civ. sez. 24 ottobre 2006, n. 22840) che già ammetteva che l’incarico di Amministratore del Condominio potesse essere conferito, oltre che a una persona fisica, anche a una persona giuridica. In questa direzione, del resto, si esprime l’art. 71-bis disp. att. c.c., per il quale possono, appunto, svolgere l’incarico di Amministratore di Condominio anche società di cui al titolo V del libro V del codice civile.
Dovere collaborativo dell’amministratore
Dall’elencazione dei doveri informativi dell’Amministratore nominato (art. 1129, comma 2, c.c.), comprensiva della specificazione dei locali e degli orari in cui sia possibile la consultazione dei documenti condominiali, si desume che ciascun condomino ha sempre facoltà di richiedere e di ottenere dall’Amministratore del Condominio l’esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (e, non soltanto, quindi, al momento del rendiconto annuale e dell’approvazione del bilancio da parte dell’assemblea), al fine di prenderne visione e di estrarne copia dai documenti, senza onere alcuno di specificare le ragioni della richiesta. La documentazione da visione deve essere sempre disponibile nello studio dell’amministratore e non in altro professionista (Trib. Napoli 24 dicembre 2024, n. 11105). Permangono i limiti intrinseci di esercizio di tale facoltà, la quale non deve mai risultare di ostacolo all’attività di amministrazione, né essere contraria ai principi di correttezza, o risolversi in un onere economico per il Condominio, tant’è che i costi relativi alla eventuale copiatura devono gravare sul condomino richiedente (Trib. Firenze 20 novembre 2023, n. 3395).
L’amministratore non ha l’obbligo di consegnare i documenti giustificativi di spesa, ma è tenuto soltanto a permettere ai condòmini che ne facciano richiesta, di prendere visione ed estrarre copia, a loro spese, della documentazione contabile, gravando sui condòmini l’onere di dimostrare che l’amministratore non ha loro consentito di esercitare detta facoltà (App. Napoli 6 aprile 2025, n. 1727).
In questa prospettiva, il dovere collaborativo imposto all’Amministratore nominato di comunicare il locale di tenuta dei registri, nonché gli orari di loro consultabilità, trova fondamento nel diritto dei condomini mandanti alla trasparenza e comprensibilità della gestione condominiale, e quindi al controllo effettivo sull’operato dell’Amministratore (Cass. civ. sez. VI, 28 luglio 2020, n. 15996; Cass. civ. sez. 18 maggio 2017, n. 12579; Trib. Messina 3 marzo 2022, n. 3464).
L’obbligo di informare il condominio
Infine, l’Amministratore di Condominio, come ogni altro mandatario, è tenuto, infatti, ad informare costantemente il Condominio mandante di tutti gli e eventi, e cioè dei fatti storici che abbiano prodotto entrate ed uscite di denaro per effetto dell’attività svolta, al fine di ricostruire i rapporti di dare ed avere, con la relativa documentazione di spesa. Sarà poi onere del Condominio mandante, una volta che l’informazione doverosa sia stata resa dall’Amministratore, non solo specificare le partite che intenda mettere in discussione, ma anche dimostrare la fondatezza degli specifici motivi di critica alla qualità dell’adempimento del mandatario, non potendosi, viceversa, ammettere generiche doglianze concernenti le modalità di gestione ovvero il mero disordine dei registri condominiali. Generalità, domicilio e recapiti, anche telefonici, dell’Amministratore (o del soggetto che, in mancanza di questo, ne svolga le mansioni) devono essere affissi “sul luogo di accesso al Condominio o di maggior uso comune, accessibile pure dai terzi” (art. 1129, comma 5, c.c.).
Avv Nicola Frivoli
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