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L’importanza dei flussi di lavoro interni nell’amministrazione condominiale

L’importanza dei flussi di lavoro interni nell’amministrazione condominiale

Nell'ambito dell'amministrazione condominiale, la gestione dei workflow interni non è soltanto una questione di efficienza operativa, ma anche di qualità del servizio offerto

Nell’ambito dell’amministrazione condominiale, la gestione dei workflow interni non è soltanto una questione di efficienza operativa, ma anche di qualità del servizio offerto.

Una gestione inefficace dei processi interni può portare a ritardi nelle comunicazioni, errori nella gestione dei documenti e, in ultima analisi, a una percezione negativa del servizio da parte dei condomini.

comunicasa.it si presenta come una soluzione all’avanguardia per le imprese di amministrazione condominiale che desiderano ottimizzare i loro processi interni. Scopriamo perchè in 5 punti:

Integrazione email con Smart Task

Quante volte vi è capitato di perdere email importanti tra le numerose comunicazioni quotidiane e di dover perdere ore per trovare la comunicazione che cercavate? La manutenzione e l’organizzazione di una o più caselle di posta rappresenta spesso uno dei maggiori oneri amministrativi.

SmartTask di comunicasa risolve questo problema integrando direttamente le email personali, permettendo agli amministratori di processare tutte le comunicazioni senza dover abbandonare la piattaforma.

Personalizzazione o unificazione dei processi

Sappiamo che molti amministratori hanno già provato a migliorare i flussi di lavoro interni tramite l’utilizzo di software crm o altri programmi. Tuttavia molti hanno faticato ad efficentare veramente i propri processi. Questo perché  l’uso di flussi di lavoro standard o non ottimizzati per le specifiche esigenze del condominio potrebbe portare a perdite di tempo e a un aumento degli errori.

Ogni condominio è un microcosmo con esigenze specifiche. comunicasa permette di creare flussi di lavoro personalizzati per ogni tipo di ticket e/o condominio, così come e check-list e automatizzazioni su misura. Allo stesso modo questo consente di unire, quando necessario, processi simili in un unico ticket collettivo.

Time Tracker: trasparenza nei flussi di lavoro

Immaginate tutte le volte in cui voi o uno dei vostri collaboratori ha dovuto spendere ore e ore se non giorni per la risoluzione di un problema e nonostante lo sforzo siete anche stati criticati dei condòmini. Questo perchè abitanti del condominio potrebbero percepire una mancanza di trasparenza riguardo al tempo speso per le varie attività, minando la fiducia nell’amministratore.

Il Time Tracker di comunicasa permette di tracciare e chi ha fatto cosa e quanto tempo ha impiegato, il che è fondamentale per ottimizzare i processi e per fornire ai condomini una chiara dimostrazione del lavoro svolto. Infine può essere un valido strumento anche per giustificare compensi e parcelle.

Non solo processi interni ma anche gestione dei fornitori di servizi

La gestione dei fornitori senza un sistema integrato può portare a una comunicazione frammentata e a una difficile gestione dei contratti, dei pagamenti e del monitoraggio della qualità dei servizi.

Tramite il sistema di ticketing di comunicasa possono essere gestiti anche i fornitori di servizi, gli artigiani e le imprese esterne. L’amministratore e i suoi collaboratori possono assegnare un ticket/attività ad uno dei fornitori di servizi importati dai propri contatti o ad un nuovo inserendo le informazioni sul momento.

L’assistente virtuale che svolge le task ripetitive per te

Quante ore spende ogni mese un amministratore per compilare e inviare le comunicazioni relative alle spese condominiali, manutenzioni programmate, assemblee condominiali etc. etc. Pensa di poter delegare questo e molto altro a un assistente virtuale alimentato dall’intelligenza artificiale.

comunicasa Assist può formulare risposte automatiche personalizzate ai messaggi dei condòmini, può scansionare le e-mail in arrivo e creare in automatico un ticket con informazioni essenziali per risolvere la richiesta e può anche essere integrato con la segreteria telefonica.

Proprio così: quando un condòmino lascia un messaggio in segreteria, l’IA lo ascolta, crea una nota di testo che contiene tutti i dettagli della richiesta e la trasforma in un ticket pronto da gestire.

In conclusione comunicasa rappresenta una soluzione completa e all’avanguardia per ottimizzare ogni aspetto della gestione condominiale.

Visita il sito www.comunicasa.it per scoprire di più e richiedi una demo per testare senza impegno l’assistente digitale e tutte le altre funzionalità!

©Riproduzione riservata

comunicasa

annalisa.dellavalle@comunicasa.it

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