L’approvazione del preventivo delle spese occorrenti durante l’anno e la relativa ripartizione tra i condomini è competenza specifica che riguarda l’assemblea condominiale, seppure per consuetudine e prassi consolidata si rimetta all’Amministratore la predisposizione di tale documento; in effetti, a ben guardare l’articolato del codice civile, tale incarico non rientra tra le incombenze dell’amministratore: infatti è il mandante – assemblea dei condomini – che dice al mandatario – amministratore – cosa deve fare. E se anche, come di norma avviene, l’amministratore predispone il preventivo di gestione da sottoporre all’approvazione dell’assemblea in genere nella stessa riunione in cui si procede all’eventuale approvazione del rendiconto consuntivo dell’esercizio conclusosi, l’assemblea può non approvare il documento in questione perché non ritenuto congruo, fornendo all’amministratore indicazioni al riguardo.
L’importanza del preventivo di gestione (approvato) è molteplice:
- da un lato permette ai condomini di conoscere in via preventiva appunto l’entità delle spese ordinarie cui si andrà incontro nell’esercizio (salvo eventuali imprevisti che comunque non possono certo essere di grande entità) e conseguentemente l’importo delle rate dovute in base al piano di ripartizione (salvo conguaglio finale);
- da un altro consente di controllare, mediante una banalissima comparazione con il rendiconto consuntivo dell’anno precedente, l’andamento delle spese occorrenti per il regolare godimento delle parti e dei servizi comuni, da un altro ancora – non ultimo per rilevanza – permette all’amministratore di ottenere un decreto di ingiunzione immediatamente esecutivo nei confronti di quei condomini che dovessero attardarsi nel versamento degli oneri condominiali.
Ed invero, è senz’altro preferibile – sia per i condomini che per l’amministratore – adottare in condominio una contabilità basata su un preventivo di gestione piuttosto che porre in riscossione con cadenza periodica (ad es. mensilmente) le spese verificatesi nell’intervallo temporale di riferimento, sicuramente variabili e non costanti: basti pensare ad esempio ad un condominio dotato di impianto centralizzato di riscaldamento che, qualora non si proceda ad una gestione specificatamente dedicata, comporterebbe inevitabilmente un aumento delle spese nei mesi invernali, con conseguenti quote condominiali da versare più elevate, rispetto ai mesi estivi nei quali l’impianto non è in funzione.
E ancora il preventivo, fatto salvo magari il primo esercizio di gestione di un condominio, non nasce dal “nulla”, non viene creato con un’alchimia dall’amministratore che alla stregua di un prestigiatore lo estrae da un cilindro magico, bensì deve essere frutto di un’attenta analisi e di una comparazione con le spese sostenute nell’esercizio precedente: ciò comporta l’invariabilità di quelle spese fisse che a priori si sa già non subiranno incrementi (ad esempio contratti di manutenzione o servizi), e l’adeguamento di quelle altre che invece possono presentare delle variazioni (ad esempio energia, personale dipendente perché contrattualmente previsto, etc.).
Il risultato di tale procedura deve portare, alla fine del periodo di gestione, a risultati di conguaglio che presentano lievi scostamenti con quanto si è inizialmente preventivato e che evidenziano la bontà del preventivo elaborato; e tali piccoli scostamenti, in aumento o in diminuzione, non provocheranno alcun tipo di “shock” nei condomini abituati a versare sempre la stessa quota. Laddove invece il risultato di gestione dovesse scostarsi di parecchio dai numeri preventivati sarà necessaria una comparazione tra le singole voci di spesa previste e quelle a consuntivo per rilevare e correggere l’errore commesso.
L’approvazione del preventivo di gestione e del relativo riparto di spesa diventa un formidabile strumento nelle mani dell’amministratore che, trascorsi i normali termini di tolleranza, potrà procedere alla riscossione coattiva nei confronti dei condomini morosi ricorrendo all’istituto del decreto ingiuntivo: ciò che infatti il Giudice richiederà per emettere l’ordine di pagamento sarà la copia del verbale assembleare di approvazione del preventivo di gestione, oltre che naturalmente la copia del preventivo stesso.
Al contrario, in assenza di un preventivo approvato, qualora fosse necessario ricorrere all’Autorità Giudiziaria per ottenere un’ingiunzione di pagamento, il Giudice potrebbe richiedere la copia del verbale assembleare di approvazione del rendiconto consuntivo, costringendo l’amministratore ad aspettare il termine del periodo di gestione, i tempi di elaborazione del rendiconto, la convocazione dell’assemblea per l’approvazione dello stesso, ponendolo magari in una situazione di difficoltà imputabile a mancanza di liquidità per il protrarsi di talune morosità.
Ciò perché l’articolo 63 delle DD.AA.C.C. testualmente recita: “Per la riscossione dei contributi in base allo stato di ripartizione approvato dall’assemblea, l’amministratore, senza bisogno di autorizzazione di questa, può ottenere un decreto di ingiunzione immediatamente esecutivo”. Orbene, se vi è un preventivo approvato è presumibile che sia approvato anche il piano di ripartizione delle spese in esso contenute, e quindi, se necessario, si può richiedere l’emissione del decreto ingiuntivo; viceversa, lo stato di ripartizione approvato dall’assemblea non può che essere quello del rendiconto consuntivo, e dunque occorre attendere l’approvazione dello stesso.
Indubbiamente inoltre per l’amministratore è più semplice tenere una contabilità basata su un preventivo di gestione che lo solleva dall’effettuare ripartizioni di spese periodiche rinviando tale incombenza alla fine dell’esercizio in sede di predisposizione del rendiconto consuntivo.
Sulla ripartizione delle spese inserite nel preventivo poi, occorre ricordare che la stessa andrà effettuata con gli stessi criteri utilizzati per la predisposizione del rendiconto consuntivo: in assenza di specifiche determinazioni contenute nel titolo che potrebbero derogare alle indicazioni fornite dagli articoli del codice civile in tema di riparto delle spese, saranno questi a fornire le indicazioni cui attenersi.
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