Mediazione senza firma digitale: l’amministratore può partecipare da remoto? La risposta del Tribunale di Modena

Con la sentenza n. 87/2025, il Tribunale di Modena ha affermato che, in caso di partecipazione da remoto agli incontri di mediazione, la procedura di mediazione è comunque valida anche senza sottoscrizione digitale, se la presenza è tracciata dal mediatore e se il verbale viene firmato da quest’ultimo

Il “Correttivo Cartabia” e la mediazione telematica / da remoto

Con il D.lgs. n. 216 del 27/12/24, c.d. correttivo Cartabia in mediazione, entrato in vigore il 25/01/2025, il Legislatore ha provveduto a disciplinare le procedure di mediazione che si svolgono a distanza.

In primo luogo, viene precisata la distinzione tra:

• mediazione “telematica”, prevista dall’art. 8 bis 28/2010, in cui tutti gli atti sono digitalizzati
• mediazione “con incontri con modalità audiovisiva da remoto”, figura di nuovo conio, creata aggiungendo ex novo l’art. 8 ter

In particolare, con riferimento alla mediazione telematica è previsto che:

• le parti diano necessariamente il loro consenso a svolgere la procedura in modalità telematica/da remoto
• tutti gli atti debbano essere formati dal mediatore e sottoscritti nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)
• a conclusione del procedimento, il mediatore formi un documento informatico contenente il verbale e l’eventuale accordo

Inoltre, al mediatore spetta l’onere di verificare «l’apposizione, la validità e l’integrità delle firme» delle parti prima di apporre la propria.

Viceversa, con riferimento agli incontri di mediazione con modalità audiovisive da remoto (art. 8-ter), è previsto che ciascuna parte possa chiedere al responsabile dell’organismo di mediazione di partecipare agli incontri con collegamento audiovisivo da remoto, mediante un sistema che garantisca «la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate».

In tal caso, quando vi sia necessità di acquisire le firme delle parti:

• qualora vi sia il consenso di tutte le parti, saranno apposte nel rispetto delle disposizioni del CAD
• qualora tale consenso non vi sia, le sottoscrizioni sono apposte in modalità analogica davanti al mediatore

Pertanto, allorquando vi sia almeno una partecipazione “da remoto”, il verbale deve essere informatiche, nel rispetto del CAD.

In particolare, i commi 3 e 4 prescrivono poi che l’atto conclusivo della mediazione, costituito dal verbale e dall’eventuale accordo, debba essere formato in unico documento informatico, nativo digitale e sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata da tutte le parti, dai legali e, per ultimo, dal mediatore.

Il caso: mediazione da remoto e impossibilità di firmare digitalmente

In un procedimento per canoni di locazione non pagati, una delle parti aveva partecipato all’incontro di mediazione da remoto, presso lo studio del proprio avvocato, ma non era in grado di firmare digitalmente il verbale, in quanto non era munita di firma digitale.

Nel prosieguo del giudizio di opposizione, la controparte ha contestato la validità della mediazione, chiedendo l’improcedibilità della causa.

Il giudice ha però respinto l’eccezione, affermando che «La mancata firma digitale non inficia la validità del verbale di mediazione, se la parte è presente e identificata, e se il verbale è firmato dal mediatore».

Cosa cambia per gli amministratori (e per i condomini)?

Per chi opera nel settore condominiale, questa sentenza rappresenta una vera e propria svolta importante, in quanto non serve più essere muniti di firma digitale per partecipare (in modalità telematica o da remoto) a una mediazione.

Invero, la presenza della parte in modalità telematica / da remoto diventa sufficiente, se attestata dal mediatore, per considerare integrato l’obbligo di partecipazione personale alla procedura.

Viene meno la circostanza secondo cui anche le parti private che partecipano alla mediazione debbano essere munite di firma digitale, essendo sufficiente che il verbale sia sottoscritto dal professionista incaricato della mediazione.

In pratica, se si partecipa (in modalità telematica / da remoto) e si viene identificati nel verbale da parte del mediatore, la mediazione è valida anche se non è possibile firmare il verbale.

La sentenza n. 87/2025 rappresenta una buona notizia per gli amministratori, spesso alle prese con la burocrazia digitale senza disporre di tutti gli strumenti richiesti. La giustizia ha, infatti, riconosciuto che la forma non può prevalere sulla sostanza: l’importante è esserci, ascoltare, intervenire. E la firma? Se non c’è, ci pensa il mediatore.

📌 Scheda pratica: mediazione “smart” per l’amministratore

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