E’ diventato tutto più frenetico.
E’ tutto più veloce e l’attività lavorativa richiede sempre più spesso una costante presenza online, sia che tu sia in ufficio sia che tu sia in viaggio.
Proprio a causa delle molteplici fonti di comunicazioni e dei tanti dispositivi hardware facciamo costantemente zapping da uno schermo all’altro e da un sistema all’altro perdendo quella capacità di concentrazione che, una volta, ci permetteva di vivere anche senza tecnologia: la comunicazione col condomino poteva avvenire o ‘di persona’ o tramite lettera e tutta la vita lavorativa di quel cliente era comodamente archiviata in un unico raccoglitore.
I nuovi mezzi, oggi, hanno reso tutto più complicato, rendendo quasi impossibile la completa tracciatura logica sul singolo cliente.
Chat, social, email ed internet in genere ci semplificano la vita, ma se inglobati in un sistema lavorativo già complesso e pieno di incombenze, rendono faticosa l’archiviazione e la tracciatura temporale delle comunicazioni ricevute e scambiate con il destinatario.
Un amministratore di condominio è costretto a inviare certe comunicazioni con raccomandata, ma spesso per sopperire alle esigenze del singolo si avvale anche di Email, Post in bacheca o da sistemi di messaggistica privata: reperire e tracciare le informazioni ricevute e trasmesse al condomino senza dispersioni diventa pressoché impossibile.
Gli invii e le risposte non sempre avvengono dallo stesso canale e alla rapidità di alcuni mezzi, si contrappone la lentezza burocratica e strutturale di altri. Le email non arrivano sempre correttamente e non sempre si riceve immediato riscontro.
In questo contesto di inefficienza Multidialogo trova il suo business core, brevettando un unico canale di comunicazione che unisce l’aspetto economico a quello probatorio.
L’amministratore oggi può inviare le comunicazioni direttamente dalla sua postazione lavorativa, garantendo al condomino un passaggio sicuro e criptato delle informazioni, rispettando le normative sulla privacy.
Il condomino riceve il messaggio e gli allegati sulla sua app gratuita Multicerta, evitando, oltre al costo postale, la fila per il ritiro della raccomandata e tutta la gestione dei documenti che ne consegue.
Tutti i file sono salvati sull’app e sono a pronta disposizione sulla relativa pagina web per l’eventuale stampa o consultazione.
Anche l’amministratore, a sua volta, avrà i report delle spedizioni e potrà reperire e reperire i file inviati all’occorrenza, visualizzare in tempo reale la ricezione.
Multidialogo ha brevettato questo sistema con la speranza di omologare gli invii per la praticità di tutti poiché, lavorando solo per gli amministratori di condominio, nel corso degli ultimi anni ha toccato con mano le problematiche legate ai canali tradizionali, quali posta, email e PEC.
In seguito alle nuove normative i canali tradizionali sono sempre più antiquati e zoppi.
Pensiamo alla raccomandata e alla PEC che non riescono a dare la certezza del contenuto.
Oggi per ottenere il valore probatorio a livello europeo è richiesto anche da questo fattore.
La gestione per email può apparentemente sembrare una buona alternativa, previo consenso del condomino, ma si porta dietro problemi di spam, ricezioni da confermare e ha la stessa carenza di cui sopra. Infatti l’email “non consente di provare la ricezione della comunicazione, a meno che il condomino non la riscontri mediante una precisa risposta confermando di averne ricevuto il contenuto”.
Pensate a quanto possa risultare difficile la gestione e la conservazione di queste ricevute per tutti i condomini amministrati… impensabile.
Le nuove tecnologie si scontrano con le problematiche legate alla sicurezza informatica e alla protezione dei dati e quindi occorre selezionare con cura i sistemi più idonei.
Multidialogo vi spiegherà dettagliatamente nel prossimo articolo quali sono le considerazioni e gli obblighi di una software house in relazione alla gestione degli innumerevoli dati che le vengono trasmessi.
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