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Multifatture: ecco la cassaforte per le fatture del condominio

Multifatture: ecco la cassaforte per le fatture del condominio

Come coniugare vantaggi per i condòmini e per l’Amministratore di condominio?

MULTIFATTURE è oggi il sistema più evoluto per gestire in sicurezza le fatture elettroniche dei fornitori del condominio.

È l’ideale per non correre rischi correlati alle opere straordinarie e per ottenere, senza preoccupazioni, il riconoscimento delle detrazioni fiscali per i condòmini.

La storia. MULTIFATTURE nasce prima dell’obbligo di fatturazione elettronica.

Multidialogo, come fornitore principale nella gestione delle spedizioni postali per gli amministratori di condominio, emetteva migliaia di fatture da inviare ogni giorno ai propri clienti, con ore, costi e carta eccessivi.

Ai tempi il fornitore consegnava la fattura a mano, tramite posta, email, PEC. L’amministratore di condominio doveva quindi muoversi su diversi canali di ricezione, perdendo molto tempo. Inoltre era già previsto l’obbligo di archiviare in formato cartaceo il documento ricevuto per almeno 10 anni: così, le fatture scaricate tramite email andavano inevitabilmente stampate.

Tuttavia, la gestione di un archivio cartaceo non è il core business dello Studio, anzi, è solo un problema che comporta uno spreco di tempo e risorse, oltre ad una perdita fisiologica, nel tempo, di documenti cartacei.

Così nel 2018 creiamo MULTIFATTURE, un comodo portale Web per l’Amministratore, idoneo a ricevere tutte le fatture, all’epoca ancora tradizionali, senza necessità di accedere all’Agenzia delle Entrate o alla propria casella PEC.

Le fatture si presentavano così già catalogate e facilmente rintracciabili, grazie a filtri intelligenti per i diversi scopi (condominio, fornitore, periodo, ecc). Inoltre, grazie alle integrazioni sviluppate sui diversi gestionali, l’Amministratore poteva registrare in automatico le fatture con pochi click, nei diversi conti, risparmiando così molto tempo ed evitando i classici errori da caricamento manuale. Un sistema perfetto già prima dell’obbligo della fatturazione elettronica.

Cosa cambia con l’obbligo di fatturazione elettronica? L’obbligo per i fornitori della fatturazione elettronica prevede oggi un invio unico e standardizzato al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SDI), la quale, dopo la validazione automatica, mette a disposizione le fatture elettroniche sul cassetto fiscale di ogni singolo condominio.

Lo SDI funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

In questo modo gli errori nella compilazione sono minimi poiché, essendo certa la data di emissione e consegna della fattura, si incrementa l’efficienza nei rapporti commerciali tra clienti e fornitori.

La questione si complica notevolmente quando il ricevente non è una singola azienda, con un unico cassetto fiscale, ma un Amministratore di condominio che deve gestire, ad esempio, 50 condomini con 50 cassetti fiscali diversi. Fatture che devono essere archiviate, conservate a norma di legge e poi registrate all’interno del programma di contabilità, per ogni condominio.

A oggi molti amministratori ricevono correttamente la fattura elettronica nel cassetto fiscale del condominio, decidendo comunque di utilizzare e contabilizzare nel proprio gestionale la copia di cortesia, che, come riporta la dicitura stessa,  non ha valore a fini fiscali. Capite bene quanto sia rischioso questo metodo, in quanto aumenta la possibilità di registrare in contabilità importi diversi ( per errore o dolo) da quanto invece dichiarato nella vera fattura presente nel cassetto fiscale.

E quelli che verificano? Quanto tempo impiegano per il doppio controllo?

La maggior parte degli amministratori ancora oggi non richiede la conservazione sostitutiva, rischiando così sanzioni da 1000 a 8000 euro.

E’ qui che  MULTIFATTURE si evolve. Già presente nel mercato da 2 anni, in anticipo su tutti gli altri competitor, Multifatture integra anche il sistema di fatturazione elettronica.

Dal 2019 Multifatture si presenta come l’unico intermediario completo per l’amministratore di condominio e i suoi condomìni:

  1. Le fatture elettroniche di tutti i fornitori e di tutti i condomini, già validate da AdE, sono disponibili per l’Amministratore in un unico punto di accesso Web, senza dover consultare ogni singolo cassetto fiscale.
  2. Migliora la qualità del lavoro, poiché si importano e registrano le fatture elettroniche validate, eliminando per sempre la rischiosa attività di registrazione sulle copie di cortesia: sono invalide ai fini fiscali, possono generare errori frequenti e non tutti i fornitori le inviano all’Amministratore
  3. Con uno dei tanti gestionali integrati, la registrazione è automatica: mantenendo il controllo, si risparmiano anche 300 ore l’anno di snervanti inserimenti manuali.
  4. Non è più necessario stampare le fatture: si risparmiano carta, tempo, costi della stampante.
  5. La Conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche, oltre ad essere un obbligo per l’Amministratore, è una vera cassaforte a valore per i condòmini: se conservare significa rendere immodificabili e inalterabili i documenti nel tempo, all’interno di un processo digitale di Conservazione a norma, i condòmini sono tranquilli sulla corretta applicazione di importi, ritenute, basi di calcolo per le detrazioni ed i bonus a loro spettanti.
  1. Si facilita il passaggio di consegne sul nuovo amministratore, che con un click recupera tutto il pacchetto di Conservazione.

In modo figurato, immaginate che una cassaforte sigillata contenente tutte le fatture del condominio venga ogni volta teletrasportata da una gestione all’altra senza perdere o alterarne il contenuto.

Cosa aggiungere? MULTIFATTURE aiuta quindi lo Studio a generare efficienza, a ridurre i costi, gli errori, le attività manuali. È un valore aggiunto per i condòmini, veri destinatari delle fatture dei fornitori e dei conseguenti bonus/detrazioni.                          

Elena Catellani, responsabile marketing di Multidialogo dal 2017.

Segue personalmente nel percorso di digitalizzazione di più di 600 studi di amministrazione condominiale.

Per saperne di più : come si conservano le fatture elettroniche?

Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.

La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale). Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione).

Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet; tuttavia, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. Tale servizio è, come gli altri descritti in questa guida, accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”: si rimanda alla sezione “I servizi gratuiti offerti dall’Agenzia delle Entrate” per approfondimenti.

https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/web/guest/aree-tematiche/fatturazione-elettronica/guida-fatturazione-elettronica/come-predisporre-inviare-ricevere-fe/come-si-conservano-fe

Il servizio di conservazione elettronica delle fatture messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate avrà durata di 3 anni. Per usufruire delle funzionalità messe a disposizione gratuitamente sarà quindi necessario rinnovare, periodicamente, la sottoscrizione tramite il portale Fatture e Corrispettivi.

 Il link per accedere al portale “Fatture e Corrispettivi” si trova nella home page del sito www.agenziaentrate.gov.it nell’area tematica denominata “Fatture elettroniche e Corrispettivi”. Cliccando sul link del portale si apre la maschera dove vanno inserite le credenziali di accesso.

Fonti: 

  • L’Interpello allegato nr. 909-859/2018 riporta quanto segue:“Gli amministratori di condominio sono tenuti ad adeguarsi alle regole relative alla fatturazione elettronica sia in proprio, come soggetti IVA che svolgono l’attività di amministrazione condominiale, sia come rappresentanti del condominio per quanto riguarda la ricezione e conservazione delle fatture elettroniche intestate al condominio come consumatore finale” Visualizza l’interpello

Riporto una stralcio: “in merito alla conservazione della fattura elettronica: deve essere conservata per dieci anni non più come facevamo prima con le nostre diciamo fatture tradizionali in modo cartaceo quindi il classico faldone (le numero, le archivio, le lascio lì e per dieci anni ce l’ho) ma devono essere conservate.”

https://www.agendadigitale.eu/documenti/superbonus-110-fattura-elettronica-e-conservazione-come-gestire-gli-aspetti-fiscali/

Multidialogo

tel: 800030695 assistenza@multidialogo.it https://www.multidialogo.it

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