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Presidenti e segretari nell’assemblea condominiale telematica: da comparse eventuali a protagonisti necessari

Presidenti e segretari nell’assemblea condominiale telematica: da comparse eventuali a protagonisti necessari

Presidente e segretario nelle assemblee telematiche: ruoli e responsabilità

Prima dell’avvento delle assemblee condominiali telematiche, il ruolo di presidente e segretario era quello di mere comparse, per lo più non necessarie, in quanto la loro nomina non è prevista da alcuna norma a pena di nullità, essendo sufficiente, per la validità della costituzione e delle delibere, la sussistenza delle maggioranze prescritte dalla legge, conseguendone che la mancata nomina di tali soggetti o le eventuali irregolarità relative alla medesima nomina non comportano l’invalidità delle decisioni assembleari (Cass. civ., sez. II, 16 luglio 1980, n. 4615).

Perfino la loro firma non incide sulla validità del verbale, in quanto, secondo l’orientamento prevalente della Cassazione, non esiste alcuna disposizione di legge che prescriva che le delibere dell’assemblea dei condomini debbano risultare da verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario, la cui firma ha come unico effetto quello di imprimervi il valore probatorio di scrittura privata con riguardo alla provenienza delle dichiarazioni dai sottoscrittori (Cass. civ., sez. VI, 16 novembre 2017, n. 27163).

Con l’introduzione della possibilità di svolgere le assemblee condominiali mediante piattaforme telematiche in forza del D.L. 14 agosto 2020 n. 104, poi modificato dal D.L 7 ottobre 2020 n. 125 convertito nella L. 27 novembre 2020, n. 159 presidente e segretario improvvisamente diventano protagonisti, con compiti precisi da assolvere per la validità dell’incontro e delle conseguenti decisioni.

Nell’art. 66 disp. att. c.c. sono state inserite, dopo le parole “e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione”, le seguenti: “o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e l’ora stessa”, nonché, dopo il comma 5, le seguenti: “Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso di tutti i condomini, la partecipazione all’assemblea può avvenire in videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione”.

La norma è stata poi ulteriormente modificata in sede di conversione del D.L. 7 ottobre 2020, n. 125 con la L. 27 novembre 2020, n. 159: nel comma 6 del citato articolo sono state sostituite le parole “di tutti i condòmini” con le parole “della maggioranza dei condòmini”.

Esaminiamo nello specifico le funzioni di presidente e segretario nelle assemblee online.

Il presidente di assemblea (telematica)

Il presidente conserva nel “virtuale” i compiti che aveva nel “reale”, ossia, fondamentalmente, verificare la validità della costituzione dell’assemblea, controllando che tutti i condomini o gli “aventi diritto” (art. 1136 c.c., 6 co.) siano stati regolarmente e tempestivamente invitati alla riunione e che siano presenti personalmente (in video) o per delega, così da accertare il raggiungimento del quorum costitutivo e deliberativo, dando atto di tale attività nel verbale. Nell’assemblea in remoto, si aggiungono nuove mansioni: il presidente dovrà contare e identificare i presenti online, verificare il consenso preventivo della maggioranza dei condomini alla modalità telematica (perchè, se la partecipazione all’assemblea in modalità di videoconferenza non è espressamente contemplata dal regolamento di condominio, allora potrebbe ammettersi col “consenso della maggioranza dei condomini” come ricordato nel nuovo art. 66 disp. Att.); acquisire il consenso alla privacy e quello per l’eventuale videoregistrazione della riunione.

Se in presenza il presidente aveva il compito di regolare gli interventi dei condòmini e sedare eventuali risse, in remoto ora deve gestirli ricordando loro di prenotarsi con le modalità prescritte dalla piattaforma prescelta, avendo cura di contenere la discussione nell’ambito degli argomenti oggetto dell’ordine del giorno.

Al presidente poi compete pure il compito di accertarsi del corretto funzionamento del collegamento, disponendo, qualora si presentino problemi tecnici (es. scarsa qualità audio-video, rete debole, ecc.) la sospensione temporanea o un aggiornamento della riunione ad altra data, dandone ovviamente atto nel verbale.

La preclusione alla partecipazione di estranei all’assemblea fisica resta in quella virtuale: il presidente, quindi, dovrà escludere soggetti non legittimati, anche alla luce della stringente normativa sulla privacy (tenendo conto che le sedute, come detto sopra, potrebbero essere videoregistrate).  Se qualcuno, nonostante i moniti del presidente, intendesse origliare di nascosto, sappia che dovrà astenersi dalla divulgazione a terzi se non vuole essere perseguito penalmente (art. 167 Codice della Privacy).

Infine, la firma del verbale: il fatto che il novellato art. 66 disp. att. c.c. preveda espressamente (sempre per la sola assemblea online) la sottoscrizione del verbale da parte del presidente, per poi trasmetterlo all’amministratore e ai condomini, rende tale requisito formale determinante ai fini della validità della delibera e quindi a pena di impugnazione.

Ed è questa, forse, la novità più importante, che crea una differenza per certi versi incomprensibile fra assemblee in presenza e in remoto: non è dato comprendere, infatti, perché la presenza e la firma del presidente siano conditio sine qua non della regolarità del procedimento deliberativo dell’assemblea se online e siano relegate a mera eventualità se l’assemblea è in presenza. Sul punto si rende necessario un intervento legislativo per porre rimedio a tale bipolare disciplina.

Il segretario di assemblea telematica

Il segretario mantiene anche online una funzione meramente materiale, limitata alla redazione del verbale. Sovente è lo stesso amministratore che svolge tale ruolo o il soggetto individuato dall’art. 1130 numero 7, quale incaricato della cura del registro verbali delle assemblee.  Attenzione però agli incarichi: il pluricitato art. 66 disp. att. prevede che il verbale deve essere “redatto” dal segretario, “sottoscritto” dal (solo?) presidente e “trasmesso” all’amministratore e a tutti i condomini.

Da notare che l’amministratore riceve, come i condomini, il verbale, pertanto l’onere della sua trasmissione ricade sul presidente. E come lo trasmette? L’ultimo comma del solito articolo 66 prevede che il verbale sia inviato a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione e pertanto, ai sensi del terzo comma del medesimo articolo, a mezzo posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano e ciò indipendentemente dalla presenza, dall’assenza e dal voto espresso dai condòmini.

Volendo fare un esempio pratico, l’inoltro potrà avvenire in modalità telematica, quindi con firma digitale e inoltro via pec oppure firmando il verbale stampato e anticipato scansionato via mail, con successiva consegna in originale all’amministratore non appena possibile per la sua conservazione nel registro condominiale.

A ben vedere la promozione da comparse a protagonisti comporta per i futuri presidenti e segretari di assemblea condominiale non poche fatiche. Se almeno loro potessero restare “vicini vicini” in presenza (con mascherina), forse sarebbe di reciproco conforto…

©Riproduzione riservata

Avv. Ester Soramel

Associazione Consumatori Attivi

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