L’articolo 29 del GDPR prevede che il Responsabile del trattamento, o chiunque operi sotto la sua autorità o sotto quella del Titolare del trattamento, e abbia accesso ai dati personali, non possa trattare tali dati senza specifiche istruzioni da parte di questi.
Questo implica un obbligo chiaro per il Titolare e il Responsabile di garantire che le persone sotto la loro direzione siano adeguatamente formate.
In ambito condominiale, questo obbligo si traduce nella necessità che l’amministratore condominiale provveda alla formazione in materia di privacy per i dipendenti e collaboratori che trattano dati personali nel suo studio, assicurandosi che operino in conformità con le disposizioni del GDPR.
Dipendenti e privacy: l’amministratore deve garantire la formazione
In base all’articolo 29 del GDPR, l’amministratore di condominio, in qualità di Titolare o Responsabile del trattamento, ha l’obbligo di formare i dipendenti e collaboratori che operano nel suo studio. Questo obbligo viene confermato anche dall’articolo 32, paragrafo 4 del GDPR, il quale specifica che tra i compiti del Titolare e del Responsabile del trattamento vi sia quello di sensibilizzare e formare il personale coinvolto nel trattamento dei dati e nelle attività di controllo correlate.
In pratica, ciò significa che l’amministratore deve limitare l’accesso ai dati personali dei condòmini ai soli dipendenti che abbiano completato la formazione prevista dal GDPR. Il resto del personale non dovrebbe avere accesso a informazioni riservate come email, archivi o documenti contenenti dati personali, inclusi soprattutto quelli appartenenti a particolari categorie, come quelli sanitari.
I dipendenti che completano la formazione, partecipando a corsi specifici come quelli forniti da TUTELA Condomini, possono poi essere formalmente nominati incaricati del trattamento.
L’amministratore che non adempie all’obbligo di formazione proprio e dei dipendenti, in quanto Responsabile o Titolare del trattamento dei dati personali, rischia importanti sanzioni che possono arrivare fino a migliaia di euro, come previsto dall’articolo 83 paragrafo 4 del GDPR.
La nomina come incaricato del trattamento dati
Abbiamo visto che secondo la normativa sulla privacy, è necessario che il dipendente o collaboratore, in quanto soggetto che gestisce dati per conto del Titolare o del Responsabile del trattamento, venga formalmente nominato soggetto incaricato del trattamento. Questa nomina deve includere le regole che il dipendente dovrà seguire, come:
- Non divulgare o condividere i dati personali senza l’autorizzazione scritta del Titolare o del Responsabile del trattamento;
- Limitare l’accesso ai dati personali solo a ciò che è strettamente necessario per lo svolgimento delle proprie mansioni e durante l’orario di lavoro;
- Ottenere il consenso informato dagli interessati, in forma scritta, prima di raccogliere i loro dati, se richiesto;
- In caso di interruzione del lavoro, adottare misure per garantire che i dati non siano accessibili a persone non autorizzate;
- Mantenere riservate le credenziali di accesso ai sistemi informatici dello studio;
- Svolgere le attività di trattamento dei dati seguendo le istruzioni del Titolare o del Responsabile del trattamento;
- Rispettare tutte le altre disposizioni necessarie per garantire la tutela dei dati personali.
Ulteriori incombenze
Oltre all’obbligo di formazione e al conseguente obbligo di nomina, l’amministratore sarà infine tenuto ad esibire un’apposita informativa privacy ex art. 13 GDPR al proprio dipendente, che spieghi per quali finalità – cioè quelle inerenti il rapporto di lavoro – e con quali modalità i propri dati saranno trattati.
Tutte le attività relative al trattamento dei dati dei dipendenti andranno poi inserite all’interno del Registro delle attività di trattamento, così come previsto dall’articolo 30 del GDPR, il quale dovrà anche indicare le misure di sicurezza adottate, come la limitazione degli accessi ai locali e alla documentazione contenente dati personali.
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