Nell’esercizio delle proprie funzioni, l’amministratore di condominio può trovarsi nella necessità di ricevere o trattare documentazione contenente dati relativi allo stato di salute di un condòmino, in particolare nei casi in cui questi sia affetto da disabilità. Tali dati, in quanto qualificabili come “categorie particolari di dati personali” ai sensi dell’art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), sono soggetti a un regime di tutela rafforzato. L’acquisizione e la conservazione di tale documentazione devono avvenire nel pieno rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali e delle finalità strettamente necessarie alla gestione condominiale.
Finalità ammissibili per il trattamento dei dati sanitari
Il trattamento dei dati relativi all’invalidità può ritenersi lecito solo qualora finalizzato all’ottenimento di agevolazioni economiche previste per i condòmini disabili, come la riduzione delle spese relative ai servizi di ascensore o montacarichi, oppure per l’installazione di dispositivi destinati all’abbattimento delle barriere architettoniche. In tali circostanze, la documentazione sanitaria deve essere conferita direttamente dal soggetto interessato, che manifesta così un consenso libero, esplicito e informato, e l’amministratore potrà conservarla esclusivamente per il tempo strettamente necessario all’espletamento delle relative pratiche, comunque entro i limiti temporali stabiliti dalla normativa.
In altre ipotesi, quali la partecipazione a bandi pubblici per l’accesso a contributi destinati al miglioramento dell’accessibilità dell’edificio, il trattamento può avvenire in presenza di un interesse legittimo del condominio, purché tale interesse risulti prevalente rispetto ai diritti e alle libertà fondamentali dell’interessato.
Accesso e responsabilità nella gestione dei dati
L’accesso ai dati sanitari del condòmino disabile deve essere limitato ai soli soggetti formalmente autorizzati, identificati e istruiti dall’amministratore, in relazione a mansioni che ne giustifichino l’effettiva necessità. Possono accedervi, ad esempio, i collaboratori interni che gestiscono le pratiche condominiali legate alle agevolazioni, appositamente nominati come soggetti incaricati al trattamento oppure professionisti esterni incaricati per attività tecniche o legali strettamente connesse alla questione, nominati come responsabili esterni del trattamento. Tale accesso deve sempre essere individuale e tracciato, mai indiscriminato o attribuito in modo generico a interi gruppi o uffici.
Inoltre, l’amministratore ha l’obbligo di definire chiaramente i tempi di conservazione dei dati e di limitarne l’accessibilità solo per il periodo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti. Allo scadere di tale periodo, dovrà essere assicurata la cancellazione o la restituzione della documentazione all’interessato.
Verifiche e controlli sull’uso dei dati
È buona prassi che l’amministratore effettui controlli periodici per verificare la legittimità dell’accesso ai dati sensibili, il rispetto delle mansioni autorizzate e l’adeguatezza delle misure di sicurezza adottate. Tali verifiche devono garantire la conformità al principio di minimizzazione, evitando ogni trattamento eccedente o non necessario rispetto alla finalità perseguita.
Comunicazione dei dati a terzi
La comunicazione dei dati relativi all’invalidità del condòmino a soggetti terzi è consentita unicamente previo consenso esplicito e documentato dell’interessato. Fanno eccezione i casi in cui tale comunicazione sia imposta da obblighi di legge, da provvedimenti dell’autorità giudiziaria o sia necessaria per la tutela di interessi vitali dell’interessato o di terzi. Anche in questi casi, l’amministratore è tenuto a informare il condòmino del trattamento effettuato, in conformità a quanto previsto dall’art. 13 del GDPR.
L’informativa deve indicare, tra l’altro, l’identità e i dati di contatto del titolare e dell’eventuale responsabile del trattamento, le finalità e la base giuridica del trattamento, le categorie di destinatari dei dati, l’eventuale trasferimento verso Paesi terzi, i diritti dell’interessato e la possibilità di proporre reclamo all’Autorità Garante.
Modalità di comunicazione e misure di sicurezza
La trasmissione delle informazioni deve avvenire con modalità che garantiscano la riservatezza, l’integrità e la disponibilità del dato, adottando adeguate misure tecniche e organizzative per prevenire accessi non autorizzati, perdite, modifiche o divulgazioni non consentite. È opportuno che l’amministratore, in caso di dubbi interpretativi o di situazioni complesse, si avvalga della consulenza di un legale esperto in materia di protezione dei dati personali.
Per una gestione conforme e responsabile, è possibile consultare il manuale con le 10 mosse da seguire per la tutela della privacy in ambito condominiale, scaricabile gratuitamente al seguente indirizzo: https://www.tutelacondomini.it/richiedi-il-manuale-di-tutela/
©Riproduzione riservata
Lascia un commento