Quanto tempo impieghi per preparare una assemblea di condominio?

Time Management: consigli pratici per ritrovare la tua world life balance

Nel contesto lavorativo degli amministratori di condominio è molto difficile gestire il tempo, ogni attività ha una scadenza ben precisa che deve essere rispettata.
Ad esempio: la convocazione di assemblea deve essere fatta in un giorno preciso, ad un orario preciso in accordo con i condomini, ma non bisogna calcolare solo quello! Quanto impieghi per preparare un’assemblea: preparare il file per la convocazione, stampare, imbustare, fare la fila alla posta e poi spedirlo (ricordando l’obbligo di farla arrivare almeno 5 giorni prima)?

In questo caso riusciamo anche a quantificarlo, ma ci sono anche delle attività che sono vere e proprie perdite di tempo nascoste. Si tratta di minuti, che se sommati arrivano addirittura a formare ore e giorni, che perdiamo senza il minimo accorgimento.

Uno studio recente attesta che il 32% delle distrazioni che ci causano perdite di tempo sono le chat e tutti i mezzi di comunicazione che adottiamo.

Sappiamo bene quanti e quali mezzi di comunicazione utilizza l’amministratore per andare incontro a tutti i suoi condomini e di conseguenza quanto tempo gli occorre poi per reperire le informazioni nel momento del bisogno.
Esistono strumenti fatti su misura che permettono all’amministratore di fare un solo invio e raggiungere tutti i condomini tramite tutti i canali desiderati simultaneamente.

Oppure esiste un’app per mandare tutte le comunicazioni istantaneamente senza tempi di attesa.

Sicuramente… i minuti risparmiati saranno tanti sia per il condomino che ha tutto a portata di smartphone, sia per l’amministratore che può dedicarsi alla sua vera professione che non è quella di fare il postino!

Non scordiamoci però che il tempo recuperato non può essere riempito solo con altro  lavoro. La nostra azienda crea automatismi al fine di permettere al consumatore di raggiungere  uno stato di “work life balance”, ovvero il buon equilibrio tra vita privata e vita lavorativa.

Ecco alcuni consigli pratici:

1. Partire dal tempo a tua disposizione e non dalla lista delle cose da fare.
   Le persone molto produttive danno valore al proprio tempo.
   Individua quanto tempo hai a disposizione e dividilo successivamente tra le attività che devi fare;
2. Utilizza la regola 5/25 di Buffett e decidi quali attività delegare.
   Scrivi 25 obiettivi che vorresti raggiungere, poi cerchia i 5 più importanti per te, quelli imprescindibili e cancella gli altri 20.
   Saprai che dovrai concentrarti e dare priorità a quei 5 in ogni attività che porti avanti;
3. Modifica il tuo modo di pensare, sperimentando nuovi comportamenti e perseverando.
   Non rimanere fermo nelle tue convinzioni, prova ad aprirti e a sperimentare comportamenti sempre nuovi. Come? Credendo in te stesso e nel cambiamento;

Un’altra cosa che potresti tenere in considerazione è l’utilizzo della Matrice di Covey, che ti permette di distinguere le attività urgenti da quelle importanti.

Matrice di Covey
Fonte: matteorocca.com

Nel primo quadrante troveremo tutte quelle attività che sono urgenti ed importanti. Attività come leggere alcune email prioritarie, i problemi di salute, scadenze fiscali ecc.

Sono cose che non puoi rimandare o eliminare, a cui devi riservare del tempo per risolverli o semplicemente per svolgerli.

Nel secondo quadrante ci sono le attività da pianificare, importanti ma non urgenti. In questo quadrante ci sono gli hobby, lo studio/formazione ed altro.

Devi lasciarti una finestra per te, per poterle svolgere, per allontanarti dallo stress.

Nel terzo quadrante troviamo i compiti urgenti ma non importanti. Spesso in questo quadrante ricadono tutti quei problemi che vengono fuori durante il lavoro e che sono inaspettati, non pianificati, imprevedibili.

Infine, nel quarto quadrante troviamo principalmente le distrazioni, tutte quelle attività che ci fanno perdere tempo e che ci distraggono dalle nostre priorità, dalle cose importanti per noi. È importante saper distinguere le distrazioni dagli hobby o dalle cose che amiamo fare per stare meglio.

Ricordati che devi sempre mettere a fuoco le attività che ti fanno stare bene e trovare un compromesso con quelle che sono necessarie, sono così saprai di star gestendo bene il tuo tempo e di dedicare il giusto tempo alle cose.

“Non c’è mai abbastanza tempo per fare tutto, ma c’è sempre abbastanza tempo per fare le cose più importanti.” – Brian Tracy