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Software gestionali e contabilità condominiale: quale scegliere?

Software gestionali e contabilità condominiale: quale scegliere?

Considerazioni su alcuni comuni errori presenti nei software gestionali di contabilità condominiale

Quando si parla di software gestionali in materia di condominio si fa presto a sollevare polveroni e diatribe varie. Ora, il primo errore che si potrebbe commettere nel dibattere su questo argomento è quello di rimanere vittima del classico bias cognitivo della competizione.

Non si tratta, quindi, di spendersi per questo o quel software a mo’ di propaganda, non si tratta di dire che il mio è sicuramente migliore degli altri. Invero, occorre avere un approccio fermamente oggettivo sulla questione e non fosse altro per l’importanza che riveste perché, alla fine della fiera, un software può anche portarti il rendiconto in tribunale. Dunque, sgomberando il campo da guelfi e ghibellini, proviamo a fare una analisi produttiva.

  • Prima considerazione di fondo: occorre accettare l’idea dell’esistenza di due tipi di software. Quello qualificabile sul piano tecnico come professionale e quello che non lo è.
  • Seconda considerazione di fondo: sul mercato, un software professionale funziona in quanto orientato ad un target altrettanto professionalizzato.

Un simposio intellettualmente onesto, dunque, ci pone difronte ad un quesito: quanto può dirsi effettivamente professionalizzata la categoria degli amministratori? La mia risposta è che si tratta di una categoria ancora in evoluzione su questo fronte. Quindi, siamo esattamente nel bel mezzo di un viatico che ancora richiede qualche miglio da completare.

Questa condizione rispecchia esattamente la situazione dei software gestionali in circolazione in fatto di contabilità e rendiconto condominiale e questo genera due fenomeni ben precisi: da un lato, la possibilità di un operatore che, avendo carenze formative al riguardo, utilizzi male il software (per guidare una Ferrari sarebbe opportuno un corso di guida veloce). Dall’altro, un software non tecnicamente professionale concede all’operatore spazi di errori che andrebbero evitati (una Ferrari offre almeno un sistema di guida assistita di secondo livello).

Fatta questa premessa e non avendo la benché minima intenzione di occuparmi della condizione dell’operatore, andiamo al dunque sul lato software, elencando alcuni degli errori che un software professionale non può consentire.

Errori di simbologia schematica

La nomenclatura degli elaborati di sintesi e di epilogo non è una scelta arbitraria per nessuno. Per il Conto Economico avremo Costi a sinistra e Ricavi a destra.

Per il Conto Flussi (situazione finanziaria di incidenza sulla cassa contabile) avremo Entrate a sinistra e Uscite a destra.

Per la Situazione Patrimoniale avremo Attività a sinistra e Passività a destra. Ogni qualsivoglia forma di deviazione al riguardo non è “professionalmente” accettabile.

Errori di congruità delle scritture di sintesi e di epilogo.

Il disavanzo e l’avanzo di gestione si registrano a colonne invertite. Non ci sono alternative.

Il Conto Flussi non può mai culminare in un disavanzo di cassa contabile di fine esercizio: saremmo al limite della fantascienza.  Anche qui, non ci sono alternative.

La Situazione Patrimoniale deve presentare sempre il seguente rapporto di eguaglianza: A = P. Inutile dire (ma lo diciamo) come, anche in questo caso, non ci siano altre opzioni.

Difetti di correttezza contabile generale

Il disavanzo di gestione è sempre pari ai maggiori crediti v/condomini in S.P. Di contro, l’avanzo di gestione è sempre pari ai maggiori debiti v/condomini. Se così non è, abbiamo un problema.

I fondi di accantonamento sono ontologicamente conti passivi di S.P. e non equivalgono a consistenza giacente. Pertanto, non possono mai essere utilizzati direttamente, a scalare, nel pagamento delle spese. In difetto, si genera un inevitabile squilibrio del capitale.

L’avanzo di cassa contabile del Conto Flussi è sempre pari alla somma delle disponibilità liquide rappresentate nella S.P. Nessuna alternativa è mai possibile salvo manomissioni artificiose.

I conti di reddito si rilevano per competenza e confluiscono, solo e soltanto, nel conto economico. I conti di incidenza finanziaria sulla cassa si rilevano per cassa e confluiscono, solo e soltanto, nel Conto Flussi. Le grandezze di conti finanziari di incidenza sul capitale finiscono, solo e soltanto, nella Situazione Patrimoniale. La mescolata coesistenza tra tali variazioni economiche e finanziarie nel medesimo elaborato lo rende tecnicamente “inesistente”.

Gli elaborati di sintesi e di epilogo devono essere sempre consolidati nell’esercizio corrente e sempre allineati alle risultanze di quello precedente: saldo colonna dello stato di ripartizione = avanzo/disavanzo di fine gestione = maggiori debiti/maggiori crediti v/condomini.  Non esistono alternative pena il rilievo di un errore sistemico della contabilità. Il consolidamento contabile riguarda anche l’ordinario con lo straordinario. Non viaggiano mai su canali separati in sede di rendiconto.

Conclusioni

Fatto questo primo elenco di possibili errori, concludo con queste due precisazioni:

  • la presenza anche di uno solo di essi nel fascicolo di rendicontazione dimostra come quel software non sia possibile, tecnicamente, qualificarlo come professionale;
  • che sia stato l’operatore ad alimentare in malo modo gli input del software questo non giustifica il rilascio di elaborati non corretti che espongono il rendiconto a contestazioni di annullabilità per difetto di chiarezza, intellegibilità e correttezza contabile generale.

Ecco dunque, che emerge la differenza radicale che contraddistingue il software professionale: una architettura costruttiva e blindata dei conti che passa, inevitabilmente, dall’utilizzo aperto del metodo della partita doppia.  Ma non solo.

Il rendiconto e la revisione condominiale. Statuto concettuale e metodologico. 2° Edizione

©Riproduzione riservata

Dott. Francesco Schena

Consulente e revisore condominiale. Mediatore civile e commerciale. Iscritto all’ordine dei Giornalisti delle Puglia. Collabora costantemente con la testata Il Sole 24 Ore, il Portale condominioelocazione.it di Giuffrè editore e IlTributario.it di Giuffrè editore. È stato docente a contratto per la formazione degli Amministratori di condominio presso l’Università degli Studi di Bari, Dipartimento di Giurisprudenza. È consulente Tecnico del Tribunale sia come revisore condominiale che come esperto in tema di tabelle millesimali. Direttore e/o autore di numerosi convegni e seminari di aggiornamento e approfondimento. Già relatore indipendente e/o moderatore di convegni giuridici e tecnici tenuti o accreditati da Ordini Professionali, Associazioni di categoria, di consumatori e culturali sul tema degli immobili, del condominio. info@studioschena.it

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