Nuovo richiamo del Garante per la protezione dei dati personali su una prassi molto diffusa nel settore ricettivo. La fotografia o conservazione dei documenti degli ospiti, spesso effettuata per comodità operativa, non è consentita oltre il tempo strettamente necessario alla comunicazione alle autorità. Un chiarimento che incide direttamente anche sulle locazioni brevi, sempre più frequenti in ambito condominiale.
Il chiarimento del Garante: cosa cambia davvero
Il punto di partenza è noto: le strutture ricettive hanno l’obbligo di identificare gli ospiti e trasmettere i dati tramite il portale “Alloggiati Web”. Tuttavia, questo obbligo non si estende alla conservazione delle copie dei documenti.
Il Garante ha ribadito che:
- la raccolta dei dati è funzionale esclusivamente alla comunicazione alle autorità;
- eventuali copie dei documenti (cartacee o digitali) devono essere eliminate subito dopo tale adempimento;
- la conservazione sistematica di foto o scansioni non trova alcuna base giuridica.
Si tratta di un chiarimento importante, perché interviene su prassi operative ormai consolidate ma non conformi.
Le pratiche a rischio: foto e invio via WhatsApp
Negli ultimi anni si è diffusa una gestione informale dei documenti: foto scattate con smartphone, invio tramite app di messaggistica, archiviazione su dispositivi personali.
Secondo l’Autorità, queste modalità espongono a rischi concreti:
- accessi non autorizzati ai dati
- furti di identità
- perdita di controllo sulle informazioni personali
Il problema non è solo formale. È sostanziale, perché riguarda la sicurezza del trattamento e la responsabilità del titolare.
Cosa si può conservare (e cosa no)
Il perimetro definito dall’Autorità Garante in relazione alla conservazione dei dati è molto preciso.
Dopo la trasmissione dei dati ai servizi pubblici da parte del gestore della struttura ricettiva, le copie dei documenti devono essere cancellate o distrutte immediatamente. Viene, difatti, ribadito che non è ammessa alcuna conservazione “per sicurezza” o “per comodità”
L’unico elemento conservabile è la ricevuta rilasciata dal portale Alloggiati Web, da mantenere per cinque anni come prova dell’adempimento.
Questa distinzione, spesso trascurata nella prassi, rappresenta il vero discrimine tra comportamento lecito e illecito.
Impatti operativi anche per i condòmini
Il tema non riguarda solo hotel e B&B in senso stretto. Sempre più unità immobiliari in condominio sono utilizzate per locazioni brevi.
In questo contesto:
- il proprietario o gestore assume il ruolo di titolare del trattamento
- si applicano integralmente le regole in materia di protezione dei dati personali
- eventuali violazioni possono avere riflessi anche sul piano condominiale, specie in caso di contestazioni tra condomini
Ne discende che la gestione dei dati degli ospiti non può essere improvvisata, ma richiede procedure coerenti con la normativa.
Data breach e responsabilità: un rischio concreto
Il Garante richiama anche un ulteriore profilo spesso sottovalutato: la gestione delle violazioni dei dati personali.
In caso di perdita, accesso abusivo o diffusione indebita scatta l’obbligo di notifica al Garante entro 72 ore. Inoltre, nei casi più gravi, è necessaria anche la comunicazione agli interessati.
Questo passaggio evidenzia come la conservazione indebita dei documenti non sia solo una violazione “formale”, ma possa trasformarsi in un rischio giuridico concreto.
Conclusioni operative
Il chiarimento dell’Autorità si inserisce in un contesto di crescente attenzione ai trattamenti di dati nel settore ricettivo.
In chiave operativa, emerge una linea precisa:
- raccogliere i dati strettamente necessari
- trasmetterli secondo le modalità previste
- eliminare ogni copia del documento subito dopo
Resta centrale una valutazione caso per caso delle modalità organizzative adottate, soprattutto nelle locazioni brevi in ambito condominiale, dove la commistione tra attività privata e gestione di dati personali può generare criticità applicative.
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